Erstellung der Custom Fields
Bitte beachte, dass Custom Fields für jeden Workspace freigeschaltet werden müssen. Wenn du sie gerne nutzen möchtest, schrieb uns gerne eine kurze E-Mail an [email protected] und wir aktivieren diese für dich.
Um Custom Fields zu erstellen, klicke in die Workspace-Einstellungen und auf "Benutzerdefinierte Felder".
Hier hast du zwei Optionen, für die du Custom Fields anlegen kannst:
Für Budgetpositionen
Lege für deine individuellen Use Case ein eigenes Custom Field an. Ob du den Fertigstellungsgrad einer Leistung markieren oder per Dropdown den Abrechnungsstatus definieren möchtest, du kannst über die Struktur entscheiden.
Konfiguration:
Klicke in deinem Budget auf „Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen“ und bestimme den Namen und Typen deines Custom Fields.
Der Typ bestimmt, in welchem Format dein Custom Field angezeigt wird. Diese hast du zur Auswahl:
Datum | Hinterlege spezifische Termine für einzelne Kalkulationspositionen.
Beispiel: Deadline für eine Teilleistung oder das Datum der Abnahme. |
Mehrfachauswahl | Definiere mehrere Optionen und wähle im Budget flexibel alle zutreffenden aus.
Beispiel: Lieferumfang einer Medienproduktion. Markiere direkt an der Position, welche Formate geliefert werden (z. B. html, png, pdf). |
Zahl | Schaffe klare Fakten für dein Controlling.
Beispiel: Hinterlege die Anzahl der inklusiven Korrekturschleifen (z. B. „3“). So sieht dein Team sofort, wann der Scope erreicht ist, und schützt eure Marge. |
Auswahl | Erstelle eine Liste von Optionen, von denen eine ausgewählt werden kann.
Beispiel: Abrechnungs-Status für T&M-Projekte. Wähle zwischen „Zeit abgerechnet“ oder „Material abgerechnet“, um am Monatsende volle Klarheit über deine Faktura zu haben. |
Text | Ein kurzes Feld für prägnante Informationen.
Beispiel: Hinterlegung von Lieferantennummern. |
Langtext | Genug Platz für detaillierte Anmerkungen.
Beispiel: Dokumentation von spezifischem Kundenfeedback zu einzelnen Leistungen oder Projektphasen direkt im Budget. |
Verfeinere deine Einstellungen
Sobald du einen Typen gewählt hast, kannst du die Funktionsweise deines Custom Fields noch präziser steuern:
Standard-Wert: Definiere einen Wert, der automatisch beim Erstellen einer neuen Position vorausgefüllt wird. Das spart Zeit bei repetitiven Aufgaben.
Sichtbarkeit: Entscheide flexibel, ob die Information aus dem Custom Field auch auf deinen Angeboten oder Rechnungen für den Kunden sichtbar sein soll.
Die Custom Fields für deine Positionen werden immer im Budget Excel-Export angezeigt.
Pflichtfeld: Markiere wichtige Felder als Pflichtfeld. So stellst du sicher, dass keine kritischen Daten (wie z. B. die PO-Nummer oder der Abrechnungsstatus) beim Anlegen einer Position vergessen werden.
Sobald du ein Feld erstellt hast, erscheint es als neue Spalte direkt in deiner Budget-Übersicht.
Für Projekte
Zusätzlich zu den Budgetpositionen kannst du Custom Fields auf Projektebene definieren. Diese erscheinen direkt in deinen Projekteinstellungen und helfen dir dabei, Projektinformationen zentral zu verwalten.
Kofiguration
Optimiere deine Arbeitsabläufe, indem du Custom Fields für deine individuellen Cases nutzt. So kannst du spezifische Informationen direkt dort hinterlegen, wo die Arbeit passiert, zum Beispiel für interne Notizen, externe Referenzen oder relevante Daten.
Dir stehen hierbei dieselben Typen zur Verfügung wie bei den Budgetpositionen (Datum, Mehrfachauswahl, Zahl, Auswahl, Text & Langtext).
Verfeinere deine Einstellungen
Sobald du einen Typen gewählt hast, kannst du die Funktionsweise deines Custom Fields noch präziser steuern:
Standard-Wert: Definiere einen Wert, der automatisch beim Erstellen eines neuen Projekts vorausgefüllt wird. Das spart Zeit und sichert eine einheitliche Datenbasis.
Sichtbarkeit: Entscheide flexibel, ob die Information aus dem Custom Field auch auf deinen Angeboten oder Rechnungen für den Kunden sichtbar sein soll.
Lass dir deine Custom Fields als eigene Spalten in der Projektübersicht anzeigen und nutze sie für deine individuellen Auswertungen im Excel-Export.
Pflichtfeld: Markiere wichtige Felder als Pflichtfeld. So stellst du sicher, dass keine kritischen Daten (wie z.B. die PO-Nummer) beim Anlegen eines Projektes vergessen werden.
Custom Fields & awork
Nutze Custom Fields, um die Schnittstelle zwischen deiner Planung in OS/ und deinem Projektmanagement in awork zu automatisieren.
Konfiguration
Um Aufgabenpakete (Templates) automatisiert zu erstellen, nutzt du ein Custom Field als Referenz für awork.
So funktioniert’s:
1. Integration aktivieren:
Gehe in die Integrations-Einstellungen und klicke bei deiner awork-Integration auf „Bearbeiten“. Aktiviere die Option „Benutzern die Möglichkeit geben, beim Erstellen eines neuen Projekts eine Vorlage auszuwählen“ und klicke auf Speichern.
2. Automatisches Custom Field:
Durch diese Aktivierung wird automatisch ein Custom Field für Projekte in deinen Custom Field Einstellungen erstellt. Ab sofort kannst du deine awork-Templates direkt bei der Projekterstellung in OS/ auswählen.
Der Effekt:
Sobald das Projekt startet, weiß OS/ durch das Custom Field exakt, welche Aufgabenliste in awork ausgerollt werden muss. Du sparst dir das manuelle Zuweisen von Aufgabenpaketen und startest sofort operativ durch.