Kurz zusammengefasst:
Zahlen & Finanzen in OS/, Aufgaben & Zeiten in awork.
Wer macht was?
Beide Tools arbeiten perfekt zusammen:
OS/: Hier machst du deine Kalkulationen, schreibst Angebote und behältst die Gesamtkosten im Blick.
awork: Hier plant dein Team die Aufgaben und erfasst die Arbeitszeit.
Basisdaten-Synchronisation zwischen OS/ und awork
Datentyp / Feld | Richtung | Wann passiert die Synchronisation? | Logik & Verhalten im System |
Projekt-Stammdaten | OS/ -> awork | Echtzeit bei Anlage & jeder Änderung | Das Projekt wird identisch in awork angelegt oder aktualisiert. Ein manuelles Doppelanlegen ist nicht nötig. |
Projektteam (Teammitglieder) | OS/ -> awork | Automatisch bei Zuweisung | Die Team-Zuordnung wird direkt aus OS/ übernommen und hält dein Projektteam in awork aktuell. |
Leistungen | OS/ -> awork | Automatisch bei Kalkulationserstellung | Hinterlegte Leistungen werden als Tätigkeiten übergeben. Fehlt die Auswahl in OS/, wird automatisch der Platzhalter |
Arbeitszeiten | awork -> OS/ | Automatisch nach der Buchung (i.d.R. in einem Zeitfenster von 10 Minuten) | Erfasste Zeiten auf Aufgaben/ Unteraufgaben fließen zurück nach OS/. |
Aufgaben-Synchronisation (Vom Budget zum Task)
Wenn du die Funktion nutzt, dein Projektbudget direkt an awork als Aufgaben zu übergeben, verwandelt OS/ deine Kalkulation automatisch in ein operatives Grundgerüst für dein Team.
Diese Einstellung kannst du direkt in den Integrationseinstellungen hinterlegen.
So behältst du in OS/ die Kostenkontrolle, während dein Team in awork sofort mit der Arbeit loslegen kann.
So funktioniert die Synchronisation:
Die Gliederung gibt den Rahmen vor: Jede Hauptüberschrift (Gliederungspunkt) deiner Kalkulation in OS/ wird in awork zu einer eigenen Aufgabenliste.
Aus deinem Budget wird ein Task: Die einzelnen Kalkulationspositionen, die du in OS/ definiert hast, werden als konkrete Aufgaben in die jeweiligen awork-Listen einsortiert.
Die Tätigkeit zieht automatisch mit: Die in OS/ gewählte Leistung (z. B. „Konzeption“ oder „Design“) wird in awork direkt als Tätigkeit an der Aufgabe hinterlegt, damit beim späteren Zeitenbuchen alles korrekt zugeordnet ist.
Flexibilität für dein Team: Dein Team kann in awork jederzeit eigene Unteraufgaben oder zusätzliche Tasks erstellen, um den Job feingranular zu planen. Diese operativen Details bleiben in awork – nur die darauf gebuchte Zeit wandert für das Controlling zurück auf das jeweilige Projekt in OS/.
Überblick
Element in OS/ | Was wird daraus in awork? | Wie verhält sich die Synchronisation? |
Gliederungspunkt | Aufgabenliste | Wird 1:1 als Liste angelegt. Wichtig: Verschachtelte OS/-Unterpunkte werden in awork als gleichrangige Listen nebeneinander dargestellt. |
Kalkulationsposition | Aufgabe (Task) | Erscheint als Aufgabe innerhalb der jeweiligen Aufgabenliste in awork. |
Kalkulierter Aufwand (z. B. 12 Stunden) | Planwert / Budget | Wird als sichtbare Budgetgrenze an die awork-Aufgabe gehängt. |
Hinterlegte Leistung (Service) | Tätigkeit | Wird der awork-Aufgabe automatisch als feste Tätigkeit zugewiesen. Fehlt die Angabe in OS/, wird |
Nicht vorhanden in OS/ | Zusätzliche Aufgaben & Unteraufgaben | Kann das Team frei in awork anlegen. Diese Tasks werden nicht nach OS/ übertragen. Aber: Die darauf erfasste Arbeitszeit fließt vollautomatisch in den Soll-Ist-Abgleich nach OS/ zurück! |
Wichtig: Was wird NICHT synchronisiert?
Aufgabenstrukturen aus awork: Zusätzliche Aufgaben oder Unteraufgaben, die dein Team direkt in awork erstellt, bleiben in awork und verstopfen nicht deine OS/-Struktur. Nur die darauf gebuchte Zeit fließt zurück.
Finanzdokumente & Einkauf: Fremdkosten-Markups, Service Fees und Eingangsrechnungen von Lieferanten werden ausschließlich in OS/ verwaltet und nicht an awork übertragen.
Tipp: Die 3-Schritte-Guideline für dein Projekt
Halte dich einfach an diese Reihenfolge, wenn du ein neues Projekt startest:
Schritt 1: Projekt in OS/ anlegen
Erstelle das Projekt immer zuerst in OS/. Folgende Daten wandern ganz von allein in Echtzeit rüber zu awork:
Projektname, Kunde, Projekttyp, Enddatum und Status.
Füge auch direkt in OS/ deine Teammitglieder hinzu, dann ist das Team in awork sofort startklar.
Schritt 2: Kalkulation in OS/ bauen
Egal ob du auf Stunden, Tagen oder Pauschalen kalkulierst, OS/ übergibt die Daten an awork:
Gliederungspunkte: Jeder Hauptpunkt aus deiner OS/-Kalkulation wird in awork zu einer eigenen Aufgabenliste.
(Wichtig: Verschachtelte Unterpunkte werden in awork als normale Listen nebeneinander angezeigt).Leistungen: Wähle in OS/ immer eine konkrete Leistung aus. Wenn du das vergisst, bucht dein Team in awork später auf den unschönen Platzhalter OS-Budget-Item.
Planwerte: Die kalkulierten Zeiten werden zu Planwerten in awork, damit dein Team sieht, wie viel Budget da ist.
Schritt 3: Arbeiten & Zeiten erfassen in awork
Jetzt legt dein Team in awork los:
Ihr könnt in den Listen so viele Aufgaben und Unteraufgaben anlegen, wie ihr wollt. Diese Struktur bleibt in awork und verstopft dein OS/ nicht.
Das Beste: Jede Sekunde, die ihr auf diese Aufgaben bucht, wandert automatisch zurück nach OS/.