Mit der Schnittstelle zwischen awork und OS/ nutzt dein Team das Beste aus zwei Welten: awork für das operative Projektmanagement und OS/ für die finanzielle Steuerung, Budgetkontrolle und Abrechnung.
Das Grundprinzip: Wer macht was?
In OS/ (Kalkulation & Controlling):
In OS/ werden Projekte angelegt, Angebote geschrieben und Budgets/Services definiert. OS/ berechnet im Hintergrund eure echten Personalkosten (True Labor Costs) und stellt sicher, dass eure Projekte rentabel bleiben.
In awork (Operatives Arbeiten & Zeiterfassung):
In awork plant ihr eure Aufgaben, Deadlines und Kapazitäten. Hier erfasst das Team auch die täglichen Arbeitszeiten.
Die automatische Synchronisation:
Nach Wunsch entstehen aus den OS/-Budgets automatisch die Aufgaben/Listen in awork. Jede Stunde, die dein Team in awork trackt, wird nach OS/ übertragen und dort sofort mit den hinterlegten Arbeitskosten zu echten Projektkosten umgerechnet.
So buchst du deine Zeiten in awork
Aufgabe wählen: Erfasse deine Zeiten direkt auf die aus OS/ synchronisierten Aufgaben/Tätigkeiten in awork.
Zeiten eintragen: Ob per Stoppuhr, manueller Eingabe am Tagesende oder aus deinem Kalender, nutze einfach deine gewohnte awork-Routine.
Fertig! Sobald der Zeiteintrag in awork gespeichert ist, fließt er automatisch rüber zu OS/. In OS/ musst du nichts extra eintragen oder manuell exportieren/importieren.
Wichtig:
Der Sync der Zeiterfassung von awork zu OS/ dauert in der Regel 10 Minuten.
Voraussetzungen: Damit die Synchronisation klappt
Damit deine erfassten Zeiten aus awork sauber in OS/ ankommen, müssen folgende Punkte gegeben sein:
E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse deines Users muss in awork und OS/ exakt übereinstimmen (sonst kann das System die Zeiten keiner Person zuordnen).
Projektstatus: Das Projekt muss in OS/ aktiv sein (auf geschlossene oder stornierte Projekte können keine Zeiten synchronisiert werden).
Erfassungszeitraum (Cut-off): Die Zeiten müssen innerhalb des aktuellen Erfassungszeitraums liegen. Sobald ein Zeitraum in OS/ und/oder awork gesperrt ist (Cut-off-Datum), können dort keine neuen oder geänderten Zeiten mehr eingespielt werden.
Projekt in OS/ vorhanden: Das Projekt muss in OS/ existieren. Wenn ein Projekt nur in awork angelegt ist, können dafür keine Zeiten nach OS/ synchronisiert werden. Auch nachträgliche Umbuchungen auf ein solches Projekt werden in OS/ nicht übernommen.
Wichtige Rahmenbedingungen der Integration
Um Missverständnisse im Workflow zu vermeiden, beachte bitte diese systemseitigen Spielregeln:
Einfache Richtung (awork -> OS/): Zeiteinträge werden von awork nach OS/ synchronisiert.
Keine doppelten Tasks: In awork neu angelegte Aufgaben erstellen keine neuen Budgetpositionen in OS/. Die Zeiterfassung auf diesen Aufgaben wird dennoch nach OS/ übertragen.
Budgetstruktur kommt aus OS/: Die Budgetzeilen aus OS/ bilden die Aufgabenbasis in awork. In awork können jedoch flexibel weitere Aufgaben hinzugefügt werden.
Nachträgliche Änderungen: Wenn du einen Zeiteintrag in awork nachträglich anpasst, wird dieser auch in OS/ aktualisiert – vorausgesetzt, die oben genannten Punkte unter „Voraussetzungen: Damit die Synchronisation klappt“ sind erfüllt.
Tipp: Nutze Tätigkeiten für deine Aufgaben in awork
Ordne deinen Aufgaben in awork am besten immer passende Tätigkeiten (z. B. Konzepterstellung, Design, Frontend-Entwicklung) zu.
Der Vorteil: Wenn dein Team Zeiten auf diese Aufgaben bucht, werden die Tätigkeiten direkt als Service nach OS/ mitübertragen. Das ermöglicht euch im Projektcontrolling detaillierte Auswertungen darüber, wofür Budgets und Zeiten im Detail aufgewendet wurden, selbst wenn in awork zusätzliche Aufgaben außerhalb der ursprünglichen OS/-Budgetstruktur angelegt wurden.