Wenn du die OS/ awork-Integration noch nicht eingerichtet hast, findest du hier eine detaillierte Anleitung.

Du hast zwei Möglichkeiten:

Zu jeder OS/ Projektart wird ein awork-Template angelegt, welches ihr für eure Zwecke anpassen könnt:

So könnt ihr bspw. Listen für verschiedene Projektarten anlegen (und die, die ihr noch braucht, löschen) oder wiederkehrende Listen/Aufgaben anlegen, die nicht Bestandteil eures Budgets sind.

Sobald Du diese Option konfiguriert hast, kannst du deine awork-Templates direkt bei der OS/ Projekterstellung in OS/ auswählen.

Wenn du in OS/ eine neue Leistung (Service) anlegst, wird diese im selben Moment direkt in awork als Tätigkeit erstellt. Die Zeiterfassung auf diese Tätigkeit ist in OS/ natürlich dann diesem Service zugeordnet.

Sobald Deine OS/ awork Integration erfolgreich eingerichtet ist, werden Deine neuen OS/ Projekte automatisch in awork angelegt und für das OS/ Projektteam freigegeben.

Natürlich werden alle Daten wie

übernommen und aktualisiert.

Und durch die saubere Zuordnung via OS/ Projekt ID und awork Projekt Key laufen deine Daten noch verlässlicher zusammen.

OS/ aktualisiert laufend den Status Deiner Projekt transparent ins Team. So weiß jeder direkt Bescheid, ob ein Projekt bestätigt oder fertiggestellt worden ist.

Wenn du die entsprechende Option in der awork-Integration aktiviert hast, werden Gliederungspunkte in awork zu Aufgabenlisten und Angebotspositionen zu Aufgaben. Natürlich mit Namen, Beschreibung, SOLL Zeit und einen OS/ Tag zur einfachen Übersicht.

Dazu wird die Nummerierung deiner Budgetpositionen aus OS/ direkt zu awork übertragen. Verschiebst du eine Position in OS/ in einen anderen Gliederungspunkt, passt sich die Struktur in awork automatisch an. So kannst du einfach sortieren, bist flexibel und hast immer den perfekten Überblick.

Die awork Planaufwände werden direkt aus Deiner OS/ Kalkulation übernommen und ständig aktualisiert. Du kannst so immer aktuell Deine Projekte und Aufgaben in awork planen und dein Team weiß immer, welche Ressourcen ihm zur Verfügung stehen.

Hierbei ist die geplante Zeit die Summe aller geplanten Zeitaufwände auf Aufgaben (Aus OS/ und individuelle), während das Zeitbudget das Projektzeitbudget (aus OS/) ist.

Natürlich wird der Planaufwand auch auf Aufgabenebene übertragen. Dein Team sieht zu jeder Aufgabe, wie viel SOLL-Zeit ihm pro Aufgabe zur Verfügung steht. Du kannst so bsp. einfach mit Unteraufgaben arbeiten, die Zeiterfassung landet automatisch auf der OS/ Budgetposition.

Gelöschte, optionale oder inaktive Kalkulationspositionen werden in awork automatisch mit einem entsprechenden Tag gekennzeichnet und aus den Planaufwänden entfernt. So hast du immer eine perfekte Planungsgrundlage.

Die Arbeitszeit kann direkt in awork erfasst werden und wird sofort an OS/ übertragen. So können die Mitarbeiter an einem Ort arbeiten während das Projektmanagement immer im Bild über die aktuellen Aufwände und Kosten ist. Einfacher geht Zeiterfassung nicht...

Die Zeiterfassung wird regelmäßig automatisch aus awork abgerufen und an OS/ synchronisiert – du musst dich um nichts kümmern. Damit alles reibungslos funktioniert, braucht es nur drei Voraussetzungen:

Dein awork-Nutzer ist mit derselben E-Mail-Adresse auch als aktiver Nutzer in OS/ angelegt. Das Projekt, auf das die Zeit gebucht wird, wurde über den Handshake aus OS/ heraus erstellt und ist aktiv – also weder geschlossen noch storniert. Das passiert in der Regel automatisch, weil OS/ den Projektstatus direkt an awork überträgt. Und der Sperrzeitraum für die Zeiterfassung darf nicht überschritten sein. Unser Tipp: halte den Sperrzeitraum in beiden Tools synchron – so vermeidest du unnötige Rückfragen.

Zeiterfassung auf awork Subtasks werden natürlich automatisch der richtigen, Kalkulationsposition in OS/ zugeordnet.

Sobald du einzelne Zeiteinträge in OS/ abrechnest, werden diese in awork automatisch als abgerechnet gekennzeichnet – so behalten beide Tools denselben Stand.

Übrigens: Mit der my OS/ App (iOS und Android) kannst du Zeit auch einfach per Sprache erfassen – sie wird automatisch an OS/ und awork synchronisiert. Schon ausprobiert?