Nach der Installation
Projekte
Sobald Deine OS/ awork Integration erfolgreich eingerichtet ist, werden Deine OS/ Projekte automatisch in awork angelegt und für das OS/ Projektteam freigegeben.
Natürlich werden alle Daten wie
Kunde
Projekttitel inkl. ID
Projekttyp
Projektstatus
Leistungszeitraum
das Projektteam
übernommen und aktualisiert.
Templates
Zu jeder OS/ Projektart wird ein awork-Template angelegt, welches ihr für eure Zwecke anpassen könnt:
So könnt ihr bspw. Listen für verschiedene Projektarten anlegen (und die, die ihr noch braucht, löschen) oder wiederkehrende Listen/Aufgaben anlegen, die nicht Bestandteil eures Budgets sind.
Ressourcen
Das awork Zeitbudget wird direkt aus Deiner OS/ Kalkulation übernommen und ständig aktualisiert. Du kannst so immer aktuell Deine Projekte und Aufgaben in awork planen und dein Team weiß immer, welche Ressourcen ihm zur Verfügung stehen.
Hierbei ist die geplante Zeit die Summe aller geplanten Zeitaufwände auf Aufgaben (Aus OS/ und individuelle), während das Zeitbudget das Projektzeitbudget (aus OS/) ist.
Zeiterfassung
Die Arbeitszeit kann direkt in awork erfasst werden und wird sofort an OS/ übertragen. So können die Mitarbeiter an einem Ort arbeiten während das Projektmanagement immer im Bild über die aktuellen Aufwände und Kosten ist. Einfacher geht Zeiterfassung nicht...
Die Zeiterfassung wird regelmäßig automatisch aus awork abgerufen und an OS/ synchronisiert – du musst dich um nichts kümmern. Damit alles reibungslos funktioniert, braucht es nur drei Voraussetzungen:
Dein awork-Nutzer ist mit derselben E-Mail-Adresse auch als aktiver Nutzer in OS/ angelegt. Das Projekt, auf das die Zeit gebucht wird, wurde über den Handshake aus OS/ heraus erstellt und ist aktiv – also weder geschlossen noch storniert. Das passiert in der Regel automatisch, weil OS/ den Projektstatus direkt an awork überträgt. Und der Sperrzeitraum für die Zeiterfassung darf nicht überschritten sein. Unser Tipp: halte den Sperrzeitraum in beiden Tools synchron – so vermeidest du unnötige Rückfragen.
OS/ synchronisiert auch die Tätigkeiten nach awork. Wenn du in awork auf eine Tätigkeit erfasst, die aus OS/ stammt, wird diese automatisch in OS/ übernommen. Erfasst du die Zeit auf eine Aufgabe, die aus OS/ synchronisiert wurde – erkennbar am kleinen OS/-Tag –, wird die Zeit direkt auf die entsprechende Leistungsposition im OS/-Budget gebucht und die zugehörige Tätigkeit übernommen.
Sobald du einzelne Zeiteinträge in OS/ abrechnest, werden diese in awork automatisch als abgerechnet gekennzeichnet – so behalten beide Tools denselben Stand.
Übrigens: Mit der my OS/ App (iOS und Android) kannst du Zeit auch einfach per Sprache erfassen – sie wird automatisch an OS/ und awork synchronisiert. Schon ausprobiert?
Projektupdates
OS/ aktualisiert laufend den Status Deiner Projekt transparent ins Team. So weiß jeder direkt Bescheid, ob ein Projekt bestätigt oder fertiggestellt worden ist.
Deine Aufgaben in awork
Du hast die Möglichkeit, in awork weitere Aufgaben oder Unteraufgaben anzulegen, die nicht in deiner Kalkulation in OS/ auftauchen.
Zeiterfassungen, die auf diesen Aufgaben erfasst wird, tauchen selbstverständlich auf dem OS/ Projekt für eine transparente Ertragsstruktur auf.
Häufig gestellte Fragen
Frage | Antwort |
Neues Projekt oder geänderte Daten werden nicht zu awork synchronisiert? | Projekt neu synchronisieren: Status oder Leistungsdatum kurz ändern und speichern. Bei Positionen Titel oder Budget minimal anpassen. |
Duplizierte Leistungszeilen erscheinen nicht in awork? | Kurz den Namen oder Betrag der duplizierten Position ändern und zurücksetzen, um den Sync neu anzustoßen. |
Es taucht die Fehlermeldung: "The custom field 'Awork Project Template' is required" auf. | In den Integrationen-Einstellungen die Pflichtfeld-Vorgabe für das awork-Projekt-Template deaktivieren. |
Warum werden Kunden erst nach Projektanlage in awork übertragen? | Kunden-Kontakte werden erst automatisch zu awork synchronisiert, sobald das erste Projekt für sie in OS/ angelegt wird. |
Werden Wochenkapazitäten aus Personio/OS nach awork übertragen? | Nein. Wochenkapazitäten müssen im awork-Planer angepasst werden. |
Warum werden in OS/ gelöschte Kalkulationspositionen nicht in awork gelöscht? | In OS/ gelöschte Positionen werden in awork nicht automatisch gelöscht um deren Inhalte in awork, insbesondere potentiell erfasste Arbeitszeit zu erhalten. |
Was passiert mit erfassten Zeiten auf Tasks, die nur in awork angelegt wurden? | Die Zeiten synchronisieren sich zu OS/, werden aber dem Gesamtprojekt (Budget Controller / Worklog) statt einer einzelnen Kalkulationsposition zugeordnet. |
Können in awork gelöschte Stunden nachträglich in OS/ gelöscht werden? | Ja. Ggf. muss allerdings der Sync-Zeitraum in den Workspace-Einstellungen erweitert werden, damit Änderungen greifen. |
Entspricht der awork-Status "beauftragt" dem OS/-Status "läuft"? | Ja, die Projektstati zwischen OS/ und awork sind miteinander synchronisiert. |
Neu angelegte Services werden nicht als Tätigkeiten in awork angezeigt? | Der Service muss einmal in einem OS/ Projekt genutzt werden, damit er in awork als Tätigkeit auftaucht. |
Hat eine Kundenänderung in awork Auswirkungen auf OS/? | Nein, Änderungen am Kunden in awork werden nicht zurück zu OS/ synchronisiert. |
Wie füge ich in awork Puffer-Stunden hinzu, ohne den Angebotspreis zu ändern? | Zusätzliche Tasks direkt in awork anlegen. Zeiten darauf fließen auf das OS/-Gesamtprojekt, ohne das Angebot zu verändern. |