Mit dem Abwesenheitsmanagement in OS/ kannst du Urlaube, Krankheitstage oder Geschäftsreisen deines Teams ganz einfach dort verwalten, wo auch dein restliches Business läuft.
In diesem Artikel erfährst du, wie du das Feature einrichtest, Abwesenheiten buchst und den Überblick behältst.
Einrichtung
Abwesenheitstypen & Kapazitäten
Bevor dein Team Abwesenheiten buchen kann, legst du das Fundament in den Workspace-Einstellungen fest.
Abwesenheitskategorien anlegen
Jedes Unternehmen tickt anders. Deshalb bestimmst du, welche Abwesenheitsgründe es in deinem Workspace geben soll:
Navigiere zu den Workspace-Einstellungen und zu "Abwesenheitstypen"
Erstelle genau die Kategorien, die dein Team benötigt (z. B. Urlaub, Krankheit, Geschäftsreise...). Diese sind die Basis für spätere Abwesenheitsbuchungen.
Optional: Wenn eine Abwesenheitsart die Genehmigung durch eine Führungskraft erfordert und vom Urlaubskonto des Mitarbeiters abgezogen werden soll, aktiviere das Kontrollkästchen „Genehmigung erforderlich“ (bzw. „Freigabe erforderlich“).
Individuelle Kapazitäten hinterlegen
Damit die Urlaubs- und Kapazitätsberechnung für alle Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Werkstudenten oder Auszubildende) absolut präzise ist, kannst du für jedes Teammitglied die genaue Arbeitszeit definieren:
Trage direkt beim jeweiligen Mitarbeiter im Mitarbeiterverzeichnis die individuelle Arbeitskapazität pro Tag ein.
OS/ nutzt diese Daten später, um bei einem Urlaubsantrag automatisch die korrekte Kapazität an Stunden oder Tagen zu berechnen.
Buchung
Mitarbeiter: Abwesenheit buchen
Der Buchungsprozess ist so gestaltet, dass er in wenigen Sekunden erledigt ist.
So reichst du einen Antrag ein:
Öffne OS/ Resources und navigiere zu "Abwesenheiten"
Klicke auf "Abwesenheit hinzufügen" und lege den Zeitraum fest
Klicke den passenden Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub) an.
Klicke auf Speichern.
Dein Antrag ist damit sofort im System erfasst und wird automatisch an die zuständige Führungskraft zur Freigabe weitergeleitet.
Freigabe
Führungskraft: Digitale Freigabe
Als Führungskraft musst du dich nicht extra ins System einloggen, um Urlaube zu genehmigen. Der Prozess läuft komplett digital und zeitsparend ab:
E-Mail-Benachrichtigung: Sobald ein Mitarbeiter einen Antrag einreicht, erhält die zuständige Person eine Benachrichtigung per E-Mail.
1-Klick-Freigabe: In dieser E-Mail befindet sich ein Button zur Bestätigung. Ein einziger Klick genügt.
Automatische Synchronisierung: Nach dem Klick wird die Abwesenheit offiziell bestätigt, der Mitarbeiter informiert und der Teamkalender automatisch aktualisiert.
Teamkalender & Abwesenheitslog
Damit der Betrieb auch während der Urlaubszeit reibungslos weiterläuft, bietet OS/ zwei zentrale Übersichtstools.
Der Teamkalender
Der Teamkalender ist die zentrale Anlaufstelle für die Urlaubsabstimmung. Mit einem kurzen Blick sieht das gesamte Team:
Wer ist aktuell im Büro oder abwesend?
Wer ist geschäftlich unterwegs oder im wohlverdienten Urlaub?
Dein Vorteil: Keine personellen Engpässe mehr bei Projekten, da Überschneidungen sofort auffallen.
Das persönliche Abwesenheitsprotokoll
Das Abwesenheitslog ist die persönliche Übersicht für jeden einzelnen Mitarbeiter. Hier lässt sich jederzeit transparent einsehen:
Wie viele Urlaubstage wurden in diesem Jahr bereits genommen?
Welche Anträge sind noch offen oder bereits genehmigt?
Die Kernfrage: Wie viel Resturlaub steht mir für den Rest des Jahres noch zur Verfügung?
