In den Workspace-Einstellungen konfigurierst du das zentrale Fundament deines OS/ Workspaces. Hier hinterlegst du Stammdaten, verwaltest dein Team, definierst Finanz- sowie Controlling-Logiken und richtest Automatisierungen ein.
Allgemeine Basisinformationen
Verwalte alle workspaceweiten Grundeinstellungen. Dazu gehören der Name deines Workspaces, Standort- und Währungsangaben sowie allgemeine Standardwerte für das tägliche Projektgeschäft.
Hier sind die wichtigsten Punkte:
Beginn des Geschäftsjahres: Gib den Startmonat deines Geschäftsjahres als Zahl an (z. B. eine
1für Januar).Umsatzsteuersätze: Hinterlege deine relevanten Steuersätze kommagetrennt (z. B.
19,0für 19 % und 0 % Umsatzsteuer).Zeiterfassung sperren (Cut-off-Frist): Lege fest, nach wie vielen Tagen vergangene Arbeitszeiten für die Bearbeitung gesperrt werden.
Dokumentenbranding: Lade dein Firmenlogo und CI-Farben für Rechnungen und Angebote hoch. Mehr dazu erfährst du hier.
Datei-Hochlade-Bildschirm: Personalisiere die Ansicht für externe Links, wenn Kunden oder Partner Dokumente erhalten.
Füge Mitarbeiter deinem Workspace hinzu
Mitarbeiter
Unter dem Reiter „Mitarbeiter“ verwaltest du dein gesamtes Team, Rollen und individuelle Kapazitäten. Um ein neues Teammitglied anzulegen, klicke oben rechts auf den Button „Neuen Mitarbeiter hinzufügen“.
Trage zunächst die Stammdaten ein. Nach dem Anlegen kannst du dem Mitarbeiter über den Button „Einladen“ direkt einen Einladungslink per E-Mail senden. Achte dabei auf die exakte Schreibweise der E-Mail-Adresse.
Wichtige Konfigurationsschritte im Profil:
Kompetenzfeld zuweisen: Ordne dem Mitarbeiter sein primäres Kompetenzfeld (z. B. Account & Projektmanager) zu. Dies vereinfacht die spätere Ressourcenplanung und Berechnung der Leistungskosten.
Vertragliche Arbeitszeiten: Hinterlege die vertraglich vereinbarten Arbeitstage sowie die täglichen/wöchentlichen Soll-Stunden. Diese Daten bilden die mathematische Basis für die Soll-Kapazitäten und Urlaubsberechnungen.
Arbeitskosten (Stundensatz/Lohnkosten): Trage die Arbeitskosten des Mitarbeiters ein. Nur so kann OS/ in den Projekt-Kalkulationen und im Controlling die echten Lohnkosten inklusive Overhead (OCF) präzise berechnen.
Berechtigungen festlegen: Mehr dazu findest du hier.
Leistungs- & Servicekatalog
Services
In den Services verwaltest du das gesamte Leistungsportfolio deiner Agentur oder deines Unternehmens. Erstellte Services stehen dir direkt in den Kostenkalkulationen deiner Projekte zur Verfügung.
Leistungskategorien
Fasse deine Services in übersichtlichen Kategorien zusammen und ordne sie den jeweiligen Mitarbeitenden zu, die diese Leistungen erbringen. Dies vereinfacht die Zuordnung bei der Zeiterfassung und beim Controlling.
Vorkontierung
Kontenrahmen
Pflege Sachkonten, Erlöskonten und Steuerschlüssel für deine Buchhaltungs-Workflows. Damit stellst du eine nahtlose Übergabe deiner Finanzdaten an externe Buchhaltungs-Systeme sicher.
Mehr dazu findest du hier.
Markups
Lege individuelle Markup-Arten und -Prozentsätze fest, um Aufschläge auf Fremdleistungen oder Materialien zu definieren.
Anwendung: Markups lassen sich flexibel auf einzelne Kalkulationspositionen in deinen Projekten anwenden, um eine exakte und auskömmliche Marge zu gewährleisten.
Organisation & Projektstruktur
Geschäftsbereiche
Definiere die verschiedenen Geschäftsbereiche (Departments) deines Unternehmens. Dies ermöglicht eine präzise Zuweisung von Projekten und Umsätzen zu deinen internen Abteilungen sowie eine detaillierte Auswertung im Controlling.
Mehr dazu findest du hier.
Projekt-Tags
Erstelle und verwalte flexible Tags (Schlagworte) zur Kategorisierung deiner Projekte. Nutze Projekt-Tags, um Projekte gezielt zu filtern, zu organisieren und auszuwerten.
Felder & Vorlagen
Benutzerdefinierte Felder
Erweitere deine Budget- und Projektdaten um eigene Datenfelder. Füge individuelle Text-, Zahlen- oder Auswahlfelder hinzu, um spezifische Anforderungen deines Workflows abzubilden.
Mehr dazu findest du hier.
Bitte beachte:
Benutzerdefinierte Felder sind nur im OS/ Growth Plan verfügbar.
Feldvorlagen
Erstelle wiederverwendbare Vorlagen für vorgefertigte Angebotsbeschreibungen, oder Footer Texte.
Benachrichtigungen, Erinnerungen & Integrationen
Benachrichtigungen
Steuere präzise, welche Systembenachrichtigungen ausgelöst werden und welche Mitarbeiter bei welchen Aktivitäten oder Updates automatisch per E-Mail informiert werden.
Erinnerungen
Richte individuelle Erinnerungsregeln für wichtigste Meilensteine, verstrichene Enddaten oder Budgetschwellenwerte ein, um im Projektmanagement und Controlling proaktiv zu agieren.
Integrationen
Verbinde deinen OS/ Workspace mit externen Tools (z. B. awork, Datev und Pleo) und verwalte alle aktiven Schnittstellen an einem zentralen Ort.