Die Projektkalkulation in OS/ bildet das finanzielle Fundament deiner Projekte. Sie bestimmt deinen Angebotspreis an den Kunden, legt die Soll-Budgets fest und ist die Basis für dein gesamtes späteres Projektcontrolling und Billing.
1. Grundstruktur aufbauen: Gliederungspunkte & Services
Projekte werden in OS/ nicht als starrer Block kalkuliert, sondern logisch strukturiert:
Gliederungspunkte nutzen: Unterteile dein Projekt in klare Phasen, Gewerk-Blöcke oder Meilensteine (z. B. „Phase 1: Konzeption“, „Phase 2: Design & UI“).
Services zuweisen: Füge den Gliederungspunkten die konkreten Leistungen/Services hinzu, die dein Team oder externe Partner erbringen.
Details hinterlegen: Vergib präzise Bezeichnungen und Beschreibungen, die später auch direkt in dein Kundenangebot übernommen werden können.
Tipp: Nutze die OS/ AI um deine Briefings in OS/ hochzuladen und daraus automatisch dein Budget zu erstellen. Du kannst mit OS/ AI auch Beschreibungstexte anpassen / Verkaufspreise ändern oder dir Tipps für deine Budgetstruktur geben lassen.
2. Projektumsatz definieren (Verkaufssicht)
Im Umsatzmenü bestimmst du die Preise und Mengen, die du deinem Kunden in Rechnung stellst:
Menge & Einheit: Lege fest, wie der Service abgerechnet wird (z. B. nach Stunden, Tagen, Stück oder Pauschalen).
Preis pro Einheit (Verkaufssatz): Hinterlege den Stundensatz bzw. Tagessatz für den jeweiligen Service.
Markup (Aufschlag): Nutze Markups, um auf Fremdleistungen oder Materialien automatisch einen definierten Magenaufschlag zu berechnen.
Rabatte: Gewähre bei Bedarf Nachlässe auf Positionsebene oder auf das Gesamtprojekt, ohne deine interne Kostenbasis zu verfälschen.
3. Projektkosten erfassen (Einkaufssicht & True Labor Costs)
Um die tatsächliche Profitabilität zu sichern, kalkulierst du neben dem Umsatz die realen internen und externen Aufwände. In der Quellenauswahl unterscheidest du zwischen drei Kostenarten:
Mitarbeiter (Interne Personalkosten):
Basieren auf den hinterlegten Mitarbeiterkosten (True Labor Costs). Du gibst die geplante Stundenanzahl an, um die echten internen Arbeitskosten der Leistung zu ermitteln.
Freelancer (Externe Personalkosten):
Hier erfasst du den verhandelten Einkaufs-Stundensatz des Freelancers inkl. geschätzter Stunden.
Lieferanten (Fremdkosten & Sachleistungen):
Einkauf von Lizenzen, Druckkosten oder externen Dienstleistungen inkl. eventueller Nebenkosten oder Abgaben.
4. Das Kalkulations-Cockpit: Umsatz, Kosten & Marge
Oben rechts in deinem Kalkulations-Dashboard fasst OS/ die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen in Echtzeit zusammen:
Projektumsatz = Summe aller Verkaufspositionen (abzgl. Rabatte)
Direkte & Gemeinkosten= Interne Personalkosten + Freelancer + Lieferanten + Gemeinkosten
Projektertrag = Projektumsatz} - Direkte Kosten} - Gemeinkostenfaktor (OCF)
Zielmarge = Projektertrag / Projektumsatz * 100
Warum ist das entscheidend? OS/ berechnet den Ertrag nicht rein auf Basis der direkten Kosten, sondern zieht auch deinen definierten Gemeinkostenfaktor (OCF) ab. So siehst du schon beim Erstellen des Angebots die echte Deckungsbeitragsmarge und verhinderst unprofitable Projekte von Anfang an.
5. Praxis-Tipp: Dynamische Anpassung im Projektverlauf
Projekte verändern sich. Wenn sich der Scope erweitert oder Aufwände verschieben, passe deine Kalkulation an:
Soll-Ist-Vergleich: Eine aktuelle Kalkulation stellt sicher, dass dein Expected-Controlling im Projektverlauf präzise vorhersagt, wo du am Ende des Projekts landen wirst.
Nachtragskalkulation: Zusätzliche Kundenwünsche kannst du als neue Gliederungspunkte hinzufügen und direkt als Nachtragsangebot exportieren.