Das Mitarbeiterverzeichnis in OS/ ist die zentrale Schnittstelle für alle personalbezogenen Daten deines Teams. Es bildet die Grundlage für eine präzise Kapazitätsplanung und die Erfassung der echten Personalkosten (True Labor Costs).
Ein sauber gepflegtes Mitarbeiterprofil sorgt dafür, dass deine Projektmargen, Deckungsbeiträge und Auslastungsanalysen im Controlling exakt berechnet werden.
1. Personaldaten pflegen
Im Profil jedes Teammitglieds werden sowohl operative als auch finanzielle Rahmenbedingungen hinterlegt:
Personio-Sync: Persönliche Angaben und Standortdaten können manuell oder via HR-Schnittstelle (z. B. Personio) synchronisiert werden.
Manuelle Erfassung: Steht keine HR-Schnittstelle zur Verfügung, können diese Daten schnell und einfach direkt in OS/ hinterlegt werden.
Welche Daten können für jeden Mitarbeiter hinterlegt werden?
Persönliche Daten & Positions-Details:
Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und Geschlecht.
Stellenbezeichnung, Kompetenzbereich, Erfahrungsstufe sowie Start- und Enddatum des Arbeitsverhältnisses.
Benutzerberechtigungen:
Rollenbasierte Hauptrechte (z. B. OS/ Administrator, Buchhalter).
Detaillierte Rechtestufen (Anzeigen, Bearbeiten, Administrator) für Bereiche wie Mitarbeiterverzeichnis, Kontakte, Leistungen und Alle Projekte.
Sichtbarkeits- und Status-Schalter (z. B. Nicht in OS/ Resources anzeigen oder Mitarbeiter ist aktiv).
Arbeitsverhältnis & Gehaltsstruktur:
Rahmenbedingungen: Ort der Beschäftigung, direkter Vorgesetzter sowie die Vergütungsart (Lohn/Gehalt) und Abrechnungsintervall.
Arbeitszeit & Urlaub: Vertragliche Arbeitstage und Arbeitsstunden pro Wochentag (ganze Stunden) sowie vertragliche Urlaubstage pro Jahr.
True Labor Costs & Gehalt: Arbeitgeber-Netto pro Monat, Lohnnebenkosten (in %), geschätztes Arbeitgeber-Brutto, zusätzliche Lohnbestandteile/Bonus sowie der daraus resultierende Salary Benchmark.
Zuordnung zu Geschäftsbereichen:
Zuweisung des Mitarbeiters zu einem oder mehreren spezifischen Geschäftsbereichen über den Button + Geschäftsbereich hinzufügen zur kaufmännischen Verrechnung und Auswertung.
Was sind die wichtigsten Einstellungen?
Kompetenzfeld (Kompetenzbereich):
Was es tut: Es ordnet das Teammitglied einer spezifischen fachlichen Gruppe zu (z. B. Account- & Project Management, Design oder Development).
Warum es wichtig ist: Das Kompetenzfeld steuert die Zuordnung zu den kalkulatorischen Leistungskosten und Stundensätzen. Wenn du im Budget eine Leistung kalkulierst, greift OS/ auf die hinterlegten Durchschnitts- und Zielkostensätze dieser Kompetenzgruppe zurück, um realistische Projektmargen zu berechnen.
Ort der Beschäftigung:
Was es tut: Es legt den geografischen Arbeitsort und das jeweilige Bundesland bzw. Region des Mitarbeiters fest.
Warum es wichtig ist: Dieser Ort regelt automatisch die Berücksichtigung der gesetzlichen Feiertage. OS/ zieht die regionalen Feiertage direkt von der Brutto-Arbeitszeit ab, um die exakte, real verfügbare Netto-Arbeitszeit des Mitarbeiters im Jahresverlauf zu ermitteln.
Kapazität (Vertragliche Arbeitszeit & Urlaubstage):
Was es tut: Hier hinterlegst du die vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden pro Wochentag sowie die jährlichen Urlaubstage.
Warum es wichtig ist: Diese Daten definieren das verfügbare Stundenkontingent im Ressourcen- und Kapazitätenplaner. OS/ verrechnet Wochenstunden, Urlaub und Feiertage zu den tatsächlich verfügbaren Projektstunden (z. B. durchschnittlich 155 Stunden/Monat). So siehst du im Ressourcen-Planer genau, wer wie viel Restkapazität für neue Projekte hat.
True Labor Costs (Echte Personalkosten):
Was es tut: Es berechnet aus dem Arbeitgeber-Netto, den Nebenkosten und ggf. Sonderzahlungen das geschätzte Arbeitgeber-Brutto pro Monat und Jahr.
Warum es wichtig ist: Erst durch die echten Personalkosten kennt OS/ den tatsächlichen Selbstkostenpreis pro Anwesenheits- bzw. Projektstunde deiner Mitarbeitenden. Wenn Projektzeiten erfasst werden, bewertet OS/ diese nicht nur mit dem externen Stundensatz für die Kundenrechnung, sondern auch mit den echten internen Kosten. Das ermöglicht dir eine präzise Nachkalkulation der echten Projektmarge in Echtzeit.
Häufig gestellte Fragen
Fragen | Antworten |
Wie trage ich ein 13. Gehalt richtig ein? | Für monatliche Berechnung:
Für jährliche Berechnung: Das 13. Gehalt in den zusätzlichen Lohnbestandteilen eintragen. |
Wie behandle ich privat versicherte Mitarbeiter? | Das Arbeitgeber-Brutto entspricht dem Arbeitgeber-Netto. Trage in beiden Feldern denselben Betrag ein. |
Warum springt eine halbe Arbeitsstunde (z. B. 27,5h) immer auf eine ganze Zahl zurück? | OS/ unterstützt systemseitig nur ganze Stunden bei den vertraglichen Wochenarbeitszeiten. Bitte auf- oder abrunden. |
Warum wird ein Mitarbeiter in der Ressourcenplanung nicht angezeigt? | Es fehlt das Kompetenzfeld. |
Ein Mitarbeiter wechselt von Festanstellung zu Freelance – wie vermeide ich E-Mail-Konflikte? | Ändere die E-Mail-Adresse im alten Profil ab und lege den Mitarbeiter mit der echten E-Mail-Adresse als neuen Freelancer an. |
Können Mitarbeiter gelöscht werden? | Nein, sie können nur deaktiviert werden. |