Um den tatsächlichen Deckungsbeitrag deiner Projekte in Echtzeit zu ermitteln, unterscheidet OS/ präzise zwischen drei verschiedenen Kostenarten.
Je nach Kostenart fließen die Aufwände entweder über die Zeiterfassung oder über verbuchte Eingangsrechnungen in dein Projektcontrolling ein.
Die Kostenarten
Übersicht
Kostenart | Entstehung im System | Berechnungsbasis / Herkunft | Auswirkung auf dein Controlling |
Mitarbeiter | Automatisch durch gebuchte Arbeitszeiten | True Labor Costs (tatsächliche Arbeitskosten pro Stunde) | Erfasst die internen Personalkosten in Echtzeit auf Basis erfasster Stunden. |
Freelancer | Über Zeiterfassung oder Eingangsrechnungen | Einkaufs-Stundensatz oder Belege von Kontakten (Typ: Freelancer) | Erfasst externe Freelancekosten und stellt sie den kalkulierten Budgets gegenüber. |
Lieferanten | Über Eingangsrechnungen | Belege von Kontakten (Typ: Lieferant) | Erfasst Fremdkosten (z. B. Druck, Lizenzen, Reisekosten oder Hardware). |
Im Detail
1. Mitarbeiter (Interne Personalkosten)
Wie die Kosten entstehen: Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten auf die jeweiligen Projekte und Services (z. B. via my OS/ oder angebundene Tools wie awork).
Wie OS/ rechnet: Jede gebuchte Stunde wird mit den hinterlegten True Labor Costs (tatsächliche Arbeitskosten inklusive Gehalt und personalspezifischen Nebenkosten) des Mitarbeiters multipliziert.
Vorteil: Du siehst im Projektcontrolling nicht nur den abrechenbaren Verkaufswert, sondern die echten internen Arbeitskosten jeder geleisteten Stunde.
2. Freelancer (Externe Personalkosten)
Wie die Kosten entstehen: Freelancer-Kosten können auf zwei Wegen erfasst werden:
Über erfasste Zeiten: Freelancer erfassen ihre Stunden direkt auf das Projekt, bewertet mit ihrem vereinbarten Einkaufs-Stundensatz.
Über Eingangsrechnungen: Gehende Rechnungen des Freelancers werden im Projekt oder im Accounting erfasst und dem entsprechenden Projekt zugewiesen.
Voraussetzung: Der Freelancer muss entweder als Mitarbeiter im Mitarbeiterverzeichnis hinterlegt und dem Projekt zugewiesen sein oder als externer Partner in den Stammdaten unter OS/ Contacts angelegt sein.
3. Lieferanten (Fremdleistungen & Sachkosten)
Wie die Kosten entstehen: Lieferantenkosten entstehen ausschließlich durch das Einbuchen von Belegen und Eingangsrechnungen (z. B. Rechnungen für Druckmedien, Hosting, Software-Lizenzen oder Materialeinkäufe).
Zuordnung im Projekt: Bei der Erfassung einer Eingangsrechnung ordnest du die einzelnen Belegpositionen direkt dem passenden Projekt und Gliederungspunkt zu.
Voraussetzung: Der Dienstleister oder Händler muss unter OS/ Contacts als Kontakt angelegt sein.
Stammdaten-Hinweis: OS/ Contacts & Zuweisung
Damit Eingangsrechnungen und Fremdkosten korrekt verbucht werden können, müssen externe Dienstleister und Lieferanten vorab unter OS/ Contacts mit dem passenden Kontakttypen (Freelancer oder Lieferant) hinterlegt sein.
Dadurch stellt OS/ sicher, dass:
Eingangsrechnungen in der Billing-Pipeline direkt den richtigen Projekten und Kostenarten zugeordnet werden.
Nachkalkulationen und Marge-Reports den Unterschied zwischen internen Aufwänden und externen Fremdkosten sauber abbilden.