Willkommen bei OS/! Als Projektcontroller bist du der Navigator deiner Agentur.
Während Projektmanager den operativen Ablauf sichern, sorgst du dafür, dass Zahlen, Margen und Deckungsbeiträge stimmen – auf Projektebene wie auch im Gesamtergebnis der Agentur.
OS/ liefert dir dafür alle Echtzeitdaten, Soll-Ist-Vergleiche und intelligenten AI-Insights, um Risiken frühzeitig aufzudecken, die Abrechnung vorzubereiten und die Profitabilität sicherzustellen.
Wofür nutzt du OS/? (Auf einen Blick)
In OS/ laufen alle betriebswirtschaftlichen Fäden zusammen. Du beantwortest täglich vier Kernfragen:
Verdienen wir an unseren Projekten Geld? (Margen- & Deckungsbeitrags-Controlling)
Sind alle erfassten Zeiten und Fremdkosten korrekt verbucht? (Datenqualität & Billing-Check)
Welche Rechnungen müssen gestellt werden? (Abrechnungs- und Zahlungspläne)
Wo entstehen betriebswirtschaftliche Risiken? (Forecasts & Abweichungsanalysen)
Dein täglicher & monatlicher Workflow als Controller
Schritt 1: Tägliche & wöchentliche Qualitätskontrolle
Verlass dich nur auf saubere Daten.
Zeiterfassungs-Check: Überprüfe, ob die Teams ihre Zeiten vollständig gebucht haben (100%-Zeiterfassung) und wie viele Zeiten auf billable oder non-billable laufen. (Fehlen Zeiten, verfälscht das die Auslastung und die Marge)
Fremdkosten & Lizenzen prüfen: Stelle sicher, dass Eingangsrechnungen von Freelancern, oder Lizenzen direkt den richtigen Projekten und Phasen zugewiesen sind.
Kategorisierung überwachen: Achte darauf, dass Buchen auf Client Services, New Business und Internal korrekt verläuft und nicht fälschlicherweise operative Stunden auf interne Projekte wegebucht werden.
Schritt 2: Live-Controlling & Risikoanalyse
Frühwarnsignale erkennen, bevor der Schaden entsteht.
Dashboard & Deckungsbeiträge prüfen: Filter im Controlling-Bereich nach Projekten mit kritischen Margen oder hoher Budgetauslastung.
Wie du hier in der Projektübersicht siehst, werden dir Kostenabweichungen, offene Rechnungen und der Fall, wenn die erfassten Arbeitsstunden über der Laufzeit liegen rot angezeigt und getätigte Abrechnungen grün. So kannst du schnell erkennen, ohne jede Zahl einzeln durchgehen zu müssen, wo Handlungsbedarf besteht.
Auf die OS/-AI hören: Die AI analysiert fortlaufend den Projektverlauf und gibt dir automatische Hinweise, wenn:
der Burn-out der Budgets schneller verläuft als der zeitliche Projektfortschritt.
geplante Fremdkosten das Soll-Budget überschreiten.
Projekte drohen, unprofitabel zu werden (Unprofitable Forecast).
Abweichungen hinterfragen: Gehe bei Warnsignalen direkt ins Gespräch mit den jeweiligen Projektmanagern, um Change Requests beim Kunden oder Nachkalkulationen einzuleiten. Du kannst die Projektleiter ganz einfach auf die Abweichungen aufmerksam machen, indem du die Projekt-ID kopierst.
Schritt 3: Monatsabschluss & Abrechnung vorbereiten
Am Monatsende sorgt das Controlling für die richtige Erlösrealisierung.
Abrechenbare Potenziale prüfen (Billable Hours): Filter nach aufgelaufenen, noch nicht abgerechneten Projektleistungen.
Rechnungsfreigabe: Gib Entwürfe für Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnungen frei oder spiele sie an das Accounting weiter.
Abgrenzungen & Teilfertigstellung: Erfasse den tatsächlichen Fertigstellungsgrad (Progress) zum Stichtag, um Erlöse periodengerecht abzugrenzen und Über-/Unterdeckungen im Monatsabschluss zu vermeiden.
3. Die 3 wichtigsten Controlling-Regeln in OS/
Regel 1: Sauberes Pitch-Controlling durchsetzen: Achte strikt darauf, wie mit New Business Projekten umgegangen wird. Werden Pitch-Kosten nicht an den Kunden weiterberechnet, muss das NB-Projekt nach dem Gewinn geschlossen und ein neues Client-Projekt angelegt werden. Nur so bleiben Vertriebskosten (Cost of Acquisition) isoliert und die operative Kundenmarge unverfälscht.
Regel 2: Prognosen für Management-Reporting nutzen: Verwende die automatisierten Trend-Analysen der OS/-AI für deinen Monatsbericht an die Geschäftsführung – das spart Zeit und liefert verlässliche Zahlen für die Kapazitäts- und Umsatzplanung.
Regel 3: Fremdkosten nicht vergessen: Ein Projekt kann bei den Honorarstunden im Grünen liegen, aber durch verdeckte Freelancer-Kosten ins Minus rutschen. Kontrolliere Fremdkostenbudgets genauso akribisch wie die internen Stunden.
Wo findest du was in OS/?
Die Projektübersicht mit dem Soll-Ist-Vergleich findest du in OS/ Budget, das Arbeitszeitcontrolling in OS/ Reports. Die Zeiterfassungs-Übersicht kannst du dort nach Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftsbereichen gliedern – die Spalte „untracked“ zeigt dir auf einen Blick, welche Stunden nicht erfasst wurden.