Willkommen bei OS/! Als Projektcontroller bist du der Navigator deiner Agentur.
Während Projektmanager den operativen Ablauf sichern, sorgst du dafür, dass Zahlen, Margen und Deckungsbeiträge stimmen – auf Projektebene wie auch im Gesamtergebnis der Agentur.
OS/ liefert dir dafür alle Echtzeitdaten, Soll-Ist-Vergleiche und intelligenten AI-Insights, um Risiken frühzeitig aufzudecken, die Abrechnung vorzubereiten und die Profitabilität sicherzustellen.
1. Wofür nutzt du OS/? (Auf einen Blick)
In OS/ laufen alle betriebswirtschaftlichen Fäden zusammen. Du beantwortest täglich vier Kernfragen:
Verdienen wir an unseren Projekten Geld? (Margen- & Deckungsbeitrags-Controlling)
Sind alle erfassten Zeiten und Fremdkosten korrekt verbucht? (Datenqualität & Billing-Check)
Welche Rechnungen müssen gestellt werden? (Abrechnungs- und Zahlungspläne)
Wo entstehen betriebswirtschaftliche Risiken? (Forecasts & Abweichungsanalysen)
2. Dein täglicher & monatlicher Workflow als Controller
Schritt 1: Tägliche & wöchentliche Qualitätskontrolle
Verlass dich nur auf saubere Daten.
Zeiterfassungs-Check: Überprüfe, ob die Teams ihre Zeiten vollständig gebucht haben (100%-Zeiterfassung) und wie viele Zeiten auf billable oder non-billable laufen. (Fehlen Zeiten, verfälscht das die Auslastung und die Marge)
Fremdkosten & Lizenzen prüfen: Stelle sicher, dass Eingangsrechnungen von Freelancern, oder Lizenzen direkt den richtigen Projekten und Phasen zugewiesen sind.
Kategorisierung überwachen: Achte darauf, dass Buchen auf Client Services, New Business und Internal korrekt verläuft und nicht fälschlicherweise operative Stunden auf interne Projekte wegebucht werden.
Schritt 2: Live-Controlling & Risikoanalyse
Frühwarnsignale erkennen, bevor der Schaden entsteht.
Dashboard & Deckungsbeiträge prüfen: Filter im Controlling-Bereich nach Projekten mit kritischen Margen oder hoher Budgetauslastung.
Auf die OS/-AI hören: Die AI analysiert fortlaufend den Projektverlauf und gibt dir automatische Hinweise, wenn:
der Burn-out der Budgets schneller verläuft als der physische Projektfortschritt.
geplante Fremdkosten das Soll-Budget überschreiten.
Projekte drohen, unprofitabel zu werden (Unprofitable Forecast).
Abweichungen hinterfragen: Gehe bei Warnsignalen direkt ins Gespräch mit den jeweiligen Projektmanagern, um Change Requests beim Kunden oder Nachkalkulationen einzuleiten.
Schritt 3: Monatsabschluss & Abrechnung vorbereiten
Am Monatsende sorgt das Controlling für die richtige Erlösrealisierung.
Abrechenbare Potenziale prüfen (Billable Hours): Filter nach aufgelaufenen, noch nicht abgerechneten Projektleistungen.
Rechnungsfreigabe: Gib Entwürfe für Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnungen frei oder spiele sie an das Accounting weiter.
Abgrenzungen & Teilfertigstellung: Erfasse den tatsächlichen Fertigstellungsgrad (Progress) zum Stichtag, um Erlöse periodengerecht abzugrenzen und Über-/Unterdeckungen im Monatsabschluss zu vermeiden.
3. Die 3 wichtigsten Controlling-Regeln in OS/
Regel 1: Sauberes Pitch-Controlling durchsetzen: Achte strikt darauf, wie mit New Business Projekten umgegangen wird. Werden Pitch-Kosten nicht an den Kunden weiterberechnet, muss das NB-Projekt nach dem Gewinn geschlossen und ein neues Client-Projekt angelegt werden. Nur so bleiben Vertriebskosten (Cost of Acquisition) isoliert und die operative Kundenmarge unverfälscht.
Regel 2: Prognosen für Management-Reporting nutzen: Verwende die automatisierten Trend-Analysen der OS/-AI für deinen Monatsbericht an die Geschäftsführung – das spart Zeit und liefert verlässliche Zahlen für die Kapazitäts- und Umsatzplanung.
Regel 3: Fremdkosten nicht vergessen: Ein Projekt kann bei den Honorarstunden im Grünen liegen, aber durch verdeckte Freelancer-Kosten ins Minus rutschen. Kontrolliere Fremdkostenbudgets genauso akribisch wie die internen Stunden.