Das Arbeitszeitcontrolling in OS/ verbindet die tägliche Zeiterfassung deines Teams mit der finanziellen Performance deiner Agentur. Es macht transparent, wo Kapazitäten gebunden werden, wie hoch der Anteil abrechenbarer Stunden ist und wo ungeplante Gemeinkosten entstehen.
Arbeitszeit Report
1. Navigation & individuelle Ansichten
Du findest das Arbeitszeitcontrolling unter OS/ Reports im Reiter Arbeitszeit:
Segmentierung (Anordnung per Drag & Drop):
Oben links unter Segmente bestimmst du die Hierarchie deiner Auswertung (z. B. nach Mitarbeiter -> Geschäftsbereich -> Projekt ). Je nachdem, wie du die Segmente anordnest, passt sich die Übersicht dynamisch an.Zeitraum & Filter: Oben rechts filterst du gezielt nach einzelnen Mitarbeitern, Projekten oder spezifischen Zeiträumen (z. B. Aktueller Monat, Quartal).
2. Kapazitäten & Erfassungsstatus im Vergleich
In der Übersicht stellt OS/ die vereinbarte Soll-Arbeitszeit (Kapazität) den tatsächlich erfassten Stunden gegenüber:
Kapazität = Erfasste Arbeitszeit: Die Soll-Arbeitszeit für den ausgewählten Zeitraum wurde vollständig erfasst.
Kapazität > Erfasste Arbeitszeit (Untracked Hours): Der Mitarbeiter hat weniger Stunden erfasst als vertraglich vereinbart. Die fehlenden Stunden werden transparent in der Spalte Nicht erfasst (untracked) ausgewiesen.
Kapazität < Erfasste Arbeitszeit (Überstunden): Es wurden mehr Stunden gearbeitet und erfasst als primär eingeplant.
3. Auswertung: Abrechenbare vs. Nicht-abrechenbare Zeiten
Für ein wirksames Controlling unterteilt OS/ die erfassten Arbeitsstunden direkt in zwei Hauptkategorien:
Abrechenbare Zeiten (Client Services / Billable Hours):
Arbeitszeiten, die direkt auf Kundenprojekte gebucht werden und Umsatz generieren. Sie fließen unmittelbar in dein Service Reporting und dein Expected-Controlling ein.
Nicht-abrechenbare Zeiten (Non-Billable / Intern / New Business):
Aufwände für interne Meetings, Agentur-Entwicklung, Pitch-Phasen oder administrative Aufgaben. OS/ berücksichtigt diese Stunden automatisch im Gemeinkostenfaktor (OCF), damit deine Stundensätze und Deckungsbeiträge realistisch bleiben.
4. Früherkennung & Optimierung im Agenturalltag
Ein präzises Arbeitszeitcontrolling schützt deine Marge vor unbemerkten Verlusten:
Fehlende Zeiten aufdecken: Durch die Hervorhebung nicht-erfasster Zeiten (Untracked Hours) erinnerst du dein Team frühzeitig an die Zeiterfassung – bevor der Monatsabschluss ansteht.
Fehlallokationen erkennen: Siehst du, dass Senior-Rollen ungewöhnlich viel Zeit auf nicht-abrechenbare interne Tasks buchen, kannst du Kapazitäten rechtzeitig umverteilen.
Billable Rate steigern: Überwache die Quote zwischen Kundenarbeiten und internen Aufwänden, um nicht-abrechenbare Stunden gezielt zu minimieren und die Rentabilität deiner Agentur nachhaltig zu steigern.
Service Controller / Reporting
Behalte erbrachte Leistungen, Stundensätze und Restbudgets in Echtzeit im Blick.
Der Service Controller und das Service Reporting erweitern dein Projektcontrolling um eine detaillierte Leistungssicht. Statt nur das Gesamtbudget zu betrachten, analysierst du gezielt einzelne Gewerke, Rollen und erbrachte Dienstleistungen.
Funktionen im Service Reporting
Der Business Performance Report (unter OS/ Reports) bietet dir ein umfassendes Management-Cockpit für deine Agenturkennzahlen. Auf Basis des Screenshot-Beispiels gliedert sich die Ansicht wie folgt:
1. Steuerung & Filter (Obere Leiste)
Segmentierung: Baut die Hierarchie tiefgehend auf: Kunde -> Projekt -> Service
3 Daten-Perspektiven:
Erwartete Kosten & Umsatz (Expected): Prognostiziert das Endergebnis aus Ist-Daten + noch erwarteten Aufwänden.
Aktuelle Kosten & Umsatz (Actual): Blickt rein auf bereits real erfasste Zeiten und Belege.
Budgetierte Kosten & Umsatz (Budget): Zeigt die reine Soll-Kalkulation.
Kostenfokus: Bezieht mit Direct & General Costs neben den direkten Projektkosten auch den Gemeinkostenfaktor (OCF) mit ein.
2. Tabellenauswertung
Projektumsatz: Zeigt den berechneten bzw. erwarteten Umsatz pro Kunde, Projekt oder Service-Gewerke.
Gesamtkosten: Schlüsselt die Aufwände präzise in interne Arbeitskosten (True Labor Costs), Freelancer-Kosten und Lieferantenkosten auf.
Projektertrag & Marge %: Zeigt auf jeder Ebene den echten Deckungsbeitrag in Euro sowie die resultierende Gewinnmarge in Prozent (z. B. Creative Direction mit 47,35 % Marge).
Funktionen im Service Controller
Den Service Controller findest du in deinem Projekt. Er zeigt dir
Kalkulation vs. Abrechnung: Vergleiche kalkulierte Budgets direkt mit den tatsächlich angefallenen Kosten oder den bereits abgerechneten Werten.
Flexibler Sichten-Switch: Wechsle nahtlos zwischen internen Kosten (True Labor Costs) und externen Fremdkosten sowie zwischen tatsächlichen, budgetierten oder erwarteten Werten (Expected-Controlling).
Kosten-Burndown: Verfolge den zeitlichen und finanziellen Verlauf deiner Leistungen. Du erkennst sofort, wie sich der Einsatz von Junior- oder Senior-Rollen auf dein Restbudget auswirkt und wie viel Budget für die weitere Umsetzung bleibt.
Worklog
Alle erfassten Zeiten transparent nachvollziehen.
Der Worklog ist das zentrale Protokoll für sämtliche gebuchten Zeiten in deinem Projekt. Es schlägt die Brücke zwischen der täglichen Zeiterfassung deines Teams und dem Finanz-Controlling.
Nutzen im Agenturalltag
Lückenlose Transparenz: Sieh auf den Punkt genau, wer wann an welchem Service oder Task gearbeitet hat und welche Beschreibung hinterlegt wurde.
Schnelle Qualitätskontrolle: Überprüfe gebuchte Stunden vor der Rechnungsstellung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
Echtzeit-Durchgriff: Jede im Worklog stehende Stunde schlägt sich sofort bis in dein Service Reporting und deine Billing-Pipeline nieder.
Hinweis: Du kannst den Worklog auch als Excel-File herunterladen für z.B. Leistungsnachweise für deine Kunden.
Projektübersicht
Deine zentrale Mission Control für Budgets, Fortschritt und Zielmargen.
Die Projektübersicht liefert dir alle relevanten Kennzahlen eines Projekts auf einen Blick, damit du datenbasierte Entscheidungen triffst, bevor ein Projekt aus dem Ruder läuft.
Erhalte ebenfalls Einsicht in geplante, sowie erfasste Stunden auf deinen Projekten:
