Das Projektcontrolling in OS/ hilft dir dabei, deine Projekte finanziell zu überwachen, Budgets einzuhalten und Soll-Ist-Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Deine primäre Anlaufstelle dafür ist das Projektcontrolling-Cockpit (unter Projektübersicht).
1. Die Projektübersicht (Cockpit) im Detail
In der Projektübersicht findest du die zentralen Kennzahlen für jedes Projekt:
Kunde, ID, Name: Eindeutige Identifikation deines Projekts.
Start & Ende (Leistungserbringung):
Wichtig: Dies spiegelt rein den Zeitraum wider, in dem der Projektumfang erarbeitet wird.
Die tatsächliche Projektdauer (inkl. Pitch-Phase, Verhandlungen, Rechnungsstellung) kann darüber hinausgehen.
Fortschritt & Status: Zeigt die Zuversicht und den aktuellen Phase-Stand des Projekts an:
Angelegt / Pitch: Projekt wird verhandelt/angeboten.
Erwartet: Beauftragung steht bevor.
Beauftragt: Leistungserbringung läuft.
Fertiggestellt: Leistung ist vollständig erbracht.
Abgeschlossen: Projekt ist fertig, alle Rechnungen sind geschrieben / Kosten sind erfasst.
Budgetierter Umsatz: Der für das Projekt geplante Gesamtumsatz.
Budget & Aktuelle Ausgaben:
Mitarbeiter-Einsatz (€): Geplanter vs. tatsächlicher finanzieller Aufwand (basierend auf Stundensätzen und Daten aus dem Mitarbeiterverzeichnis).
Freelancer (€): Budgetierte vs. tatsächliche Ausgaben für externe Dienstleister.
Lieferanten (€): Budgetierte vs. tatsächliche Fremdkosten/Lieferantenkosten.
Abweichung: Zeigt an, ob und wie stark die aktuellen Kosten das budgetierte Ziel übersteigen.
Mitarbeiter-Effizienz: Das Verhältnis von budgetiertem zu tatsächlichem Mitarbeiteraufwand.
Aktueller Ertrag & Ertragsmarge: Zeigt das Verhältnis zwischen Ausgaben und bisher in Rechnung gestellten Beträgen (Cashflow des Projekts).
Rechnungsabweichung: Zeigt geplante Beträge auf, die bisher noch nicht an den Kunden fakturiert wurden.
2. Wie werden die Zahlen im Budget Controller berechnet?
Kennzahl | Berechnung / Datenbasis |
Projektumsatz | Der geplante Umsatz laut Budget (Spalte Umsatz). |
Abgerechnet | Die Summe der tatsächlich erstellten Ausgangsrechnungen. |
Kalkulierte Kosten (Mitarbeiter, Freelancer, Lieferanten) | In der Projektplanung hinterlegte Soll-Kosten (siehe Spalte Quelle zur Unterscheidung). |
Aktuelle Kosten (Mitarbeiter, Freelancer, Lieferanten) | Ist-Kosten: Bei Mitarbeitern via Zeiterfassung (Worklog), bei Freelancern/Lieferanten via Eingangsrechnungen. |
Kalkulierter Projektertrag | Kalkulierter Projektumsatz - alle kalkulierten Kosten |
Aktueller Projektertrag | Abgerechnet - alle tatsächlichen Kosten |
Erwarteter Projektertrag | Projektumsatz - Erwartete/Tatsächliche Kosten (Es wird pro Kategorie automatisch der jeweils höhere Betrag aus Soll und Ist herangezogen). |
3. Häufige Fragen & Besonderheiten (FAQ)
Fragen | Antwort |
Warum sind die Kosten höher als der Umsatz, obwohl weniger Stunden gebucht wurden? | Ursache: Das liegt meist am eingerechneten Gemeinkostenaufschlag. Wenn der Gemeinkostenfaktor hoch angesetzt ist (z. B. über 100 % der Einzelkosten), reicht der Deckungsbeitrag nicht aus, um die anteiligen Fixkosten zu decken. Lösung: Der Gemeinkostenfaktor muss angepasst oder der Projektumsatz entsprechend erhöht werden. |
Wie funktionieren Lohn- und Stundensätze im Worklog? | Historische Daten bleiben geschützt: Wenn sich Lohnkosten oder Lohnarten ändern, werden historische Einträge standardmäßig nicht rückwirkend angepasst (z. B. bei einer Gehaltserhöhung). Fehlende/Fehlerhafte historische Stundensätze: Wenn ältere Einträge von Freelancern/Mitarbeitern mit |
Können Stundensätze für Mitarbeitende im Controlling (Work Log/Arbeitszeitauswertung) ausgeblendet werden? | Nein, die Spalte für Stundensätze/Kosten lässt sich im Controlling nicht ausblenden. Gut zu wissen: Die Kosten werden dort immer inklusive Gemeinkostenfaktor angezeigt – es handelt sich also nicht um das Arbeitgeber-Nettogehalt. |
Kann man Belege direkt auf bestimmte Leistungszeilen buchen? | Ja! Wenn im Budget einzelne Fremdkosten-Positionen angelegt sind, können Eingangsbelege direkt diesen spezifischen Leistungszeilen zugeordnet werden für ein übersichtliches Fremdkosten-Controlling. |
Kann man mehrere Projekte zusammen auswerten? | Du kannst mehreren Projekten in der Projektübersicht den gleichen Tag (Schlagwort) zuweisen, um sie gemeinsam zu filtern und auszuwerten. |
Wie gehe ich mit verlorenen New Business Projekten um? | Wird ein Angebot nicht angenommen, setze den Status auf Storniert. Hinweis: Das Projekt kann nicht auf Abgeschlossen gesetzt werden, da OS/ ohne Ausgangsrechnung auf die Fakturierung des Planumsatzes wartet. |
Kann ich Projekte löschen? | Aus GoBD-Compliance-Gründen können angelegte Projekte nicht komplett gelöscht werden. Fehlerhaft angelegte oder nicht zustande gekommene Projekte sollten über die Status-Filterung ausgeblendet bzw. storniert werden. |