Als Projektmanager bist du das Herzstück erfolgreicher Agenturprojekte. OS/ ist dein zentrales Cockpit für Projektkalkulation, Kapazitätsplanung, Budgetüberwachung und Controlling. Unterstützt durch integrierte AI-Features, behältst du jederzeit die volle Kontrolle über deine Projekte und erkennst Risiken, bevor sie entstehen.
1. Wofür nutzt du OS/? (Auf einen Blick)
Stell dir OS/ wie das Navigationssystem für deine Projekte vor.
OS/ beantwortet dir täglich drei Fragen:
Wie viel Geld/Zeit haben wir für unsere Projekte? (Kalkulation & Angebote)
Wer arbeitet woran? (Team-Planung & Kapazitäten)
Liegen wir noch im Plan? (Live-Controlling)
2. Deine ersten Schritte: Ein Projekt in 3 einfachen Schritten steuern
Schritt 1: Projekt anlegen & planen
Bevor dein Team startet, baust du das Gerüst für dein Projekt.
Klicke auf „Neues Projekt“ und wähle die passende Projektart:
Client Business: Für normale Kundenprojekte, die Geld einbringen.
New Business: Für kostenlose Vorarbeiten, Pitches oder Akquise.
Internal Project: Für interne Agentur-Themen (z. B. Website-Relaunch).
Phasen anlegen (Basis für das Angebot): Unterteile das Projekt in einfache Abschnitte (z. B. 1. Konzeption, 2. Design, 3. Entwicklung).
Budgets eintragen: Gib ein, wie viele Stunden oder wie viel Geld für jede Phase und für externe Dienstleister (Fremdkosten) eingeplant sind.
Schritt 2: Team einteilen (Wer macht was?)
Jetzt verteilt du die Aufgaben an dein Team.
Ressourcen-Planer öffnen: Sieh dir an, wer in deinem Team in den nächsten Wochen noch freie Kapazitäten hat.
Stunden zuweisen: Trage ein, wie viele Stunden deine Teammitglieder für das Projekt arbeiten sollen.
Auslastung prüfen: Achte darauf, dass die Kapazität nicht überschritten wird – so verhinderst du, dass Kolleginnen und Kollegen überlastet werden.
Schritt 3: Das Projekt im Blick behalten (Dein wöchentlicher Check)
Schau einmal pro Woche in dein Projekt-Dashboard.
Soll-Ist-Vergleich prüfen: OS/ zeigt dir automatisch an, wie viel Budget schon verbraucht ist und wie viele Stunden gebucht wurden.
Auf die AI hören: Wenn ein Projekt aus dem Ruder zu laufen droht, frag die OS/ AI nach der genauen Ursache. Sie warnt dich frühzeitig, bevor das Budget aufgebraucht ist.
Rechtzeitig gegensteuern: Siehst du ein Warnsignal, kannst du früh mit dem Kunden sprechen (z. B. für ein Zusatzangebot) oder die verbleibenden Aufgaben anpassen.
3. Best Practices für deinen Erfolg in OS/
Sauberes Projekt-Life-Cycle-Management: Achte bei gewonnenen Pitches darauf, wie du das Projekt fortführst: Werden Pitch-Kosten nicht weiterberechnet, schließe das New Business Projekt ab und starte ein neues Client Services Projekt bei 0€ Ist-Kosten. So verfälschst du nicht die operative Marge.
Fremdkosten zeitnah erfassen: Buchungen von Freelancern, Lizenzen oder externen Dienstleistungen direkt im OS/-Projekt hinterlegen, damit der Deckungsbeitrag jederzeit stimmt.
AI-Empfehlungen nutzen: Nutze die automatisierten Hinweise der AI zur Kapazitätsoptimierung und Margensicherung als Vorbereitung für Status-Meetings und Kunden-Updates.