Es gibt drei verschiedene Projektarten. Zusammen mit euren Geschäftsbereichen entsteht so ein einfaches wie leistungsstarkes Controlling:

Die Projektarten dienen dazu, Projekte in Wertschöpfend (Client Services) und Overhead aus Investition (New Business) und internem Aufwand (Intern) zu klassifizieren. Die übergreifende Logik ist, dass in Client-Services-Projekten das Geld verdient wird, das die Agentur in New-Business- oder interne Projekte investieren kann.

Die Projektart wird automatisch vorgeschlagen und kann nach der Projektanlage angepasst werden. Die einzelnen Projektarten im Detail:

Client Services

Reguläres, bezahltes Client-Services-Projekt, ggf. Projekt-Pitches.

👉 Hier verdient deine Agentur Geld.

New Business

New-Business-Projekte wie Ausschreibungen oder Akquise.

👉 Kundenorientierter Overhead. Hier investiert ihr in zukünftiges Geschäft.

Intern

Interne Projekte wie Backoffice oder Geschäftsführung.

👉 Unternehmensinterner Overhead.

Zusammen mit der Art des Geschäftsbereichs entsteht so ein einfaches Muster, um Wertschöpfung, Investitionen und Overhead aus Kunden- und Unternehmensperspektive zu betrachten.

Die Agentur Doe Co. arbeitet für den Kunden Musterfirma. Doe Co. hat drei Geschäftsbereiche: Administration, New Business und Client Services.

Folgende beispielhafte Projekte können entstehen:

Doe Co. gestaltet eine Social-Media-Kampagne für Musterfirma. Der Projektmanager legt das Projekt als Social-Media-Kampagne für den Kunden Musterfirma im Geschäftsbereich Client Services an.

Die Projektart ist automatisch Client Services.

Doe Co. möchte seine Arbeits- und Fremdkosten für FiBu & Beratung nachvollziehen. Der Projektmanager legt das Projekt für den Kunden Doe Co. GmbH – also die Agentur selbst – im Geschäftsbereich Administration an.

Die Projektart ist automatisch Intern.

Jane ist als Account Manager bei Doe Co. für den Kunden Musterfirma verantwortlich. Für ihren Kunden hat sie Aufwand, der nicht konkret einem Kundenprojekt zuzuordnen ist, wie Jahresgespräche vor Ort beim Kunden inklusive Reise- und Bewirtungskosten sowie gelegentliche Abstimmungs- und Planungsgespräche.

Für diese Kosten legt Jane das Projekt Account Management Musterfirma im Geschäftsbereich New Business an.

Die Projektart auf New Business stellen.

Generell gibt es zwei Arten von Pitches: Pitches um Rahmen- bzw. Agenturverträge und Pitches um Projekte.

Während die Agentur die Pitchkosten für Rahmenverträge über die Zeit der Zusammenarbeit erwirtschaften muss, werden die Kosten für einen Projekt-Pitch idealerweise durch das entsprechende Projekt gedeckt.

Daher empfehlen wir, Pitches für Rahmenverträge im Geschäftsbereich New Business und Projekt-Pitches im Geschäftsbereich Client Services anzulegen.

Musterfirma schreibt seinen Rahmenvertrag aus. Der Projektmanager legt das Projekt Pitch Rahmenvertrag für den Kunden Musterfirma als New-Business-Projekt im Geschäftsbereich New Business an.

So könnt ihr im Laufe der Zeit z. B. den Ertrag aus den operativen Kundenprojekten euren Pitchkosten gegenüberstellen (einfach nach dem Kunden filtern) oder euren Gesamt-New-Business-Aufwand analysieren (einfach nach Projektart und Kunde oder nach Department filtern).

Musterfirma pitcht seine Sommerkampagne. Der Projektmanager legt das Projekt Sommerkampagne Pitch für den Kunden Musterfirma als New-Business-Projekt im Geschäftsbereich Client Services an.

Wenn ihr den Pitch leider verliert, storniert ihr das Projekt und wisst genau, wie viel Geld ihr für Pitches ausgegeben habt (einfach nach Projektart New Business filtern). Oder ihr seht, wie viel Geld ihr mit Musterfirma verdient und wieder für Pitches ausgegeben habt (einfach nach Musterfirma filtern).

Die Kollegen von Doe Co. leisten nicht nur Projektarbeitszeit, sondern koordinieren und administrieren auch viele Projekte für Musterfirma.

Wir empfehlen, kritisch zu prüfen, ob es sich dabei nicht doch um Projektarbeitszeit handelt – unabhängig davon, ob der Kunde die konkrete Leistung bezahlt (z. B. Art Direction) oder nicht (z. B. Ressourcenplanung, Qualitätssicherung). Ohne ein spezifisches Projekt gäbe es schließlich keine Qualitätssicherung.

Für sämtlichen nicht weiterberechenbaren Kundenaufwand legt der Account Manager das Projekt Interner Aufwand Musterfirma als internes Projekt im Geschäftsbereich Client Services an. Ohne operative Kundenprojekte gäbe es ja auch keinen internen Aufwand für den Kunden.

So seht ihr einfach und auf einen Blick, welcher (interne) Verwaltungsaufwand für einen Kunden entsteht und wie er über operative Kundenprojekte gedeckt wird.

In nahezu jeder Agentur gilt ein Teil der Arbeitszeit als nicht weiterberechenbar.

Wir empfehlen, hierfür spezifische Projekte anzulegen – z. B. zur Pflege der eigenen Website oder zur Entwicklung proaktiver Ideen. Alternativ könnt ihr ein allgemeines Projekt zur Erfassung der unausgelasteten Arbeitszeit anlegen.

So könnt ihr mit einem Klick ermitteln, ob ihr in eurer Zielauslastung bleibt oder was euch unausgelastete Arbeitszeit kostet – z. B. im Time-Invest-Report oder bei der Projektauswertung.