Es gibt drei verschiedene Projektarten. Zusammen mit euren Geschäftsbereichen entsteht so ein einfaches wie leistungsstarkes Controlling:
Projektarten
Die Projektarten dienen dazu, Projekte in Wertschöpfend (Client Services) und Overhead aus Investition (New Business) und internem Aufwand (Intern) zu klassifizieren. Die übergreifende Logik ist, dass in Client-Services-Projekten das Geld verdient wird, das die Agentur in New-Business- oder interne Projekte investieren kann.
Die Projektart wird automatisch vorgeschlagen und kann nach der Projektanlage angepasst werden. Die einzelnen Projektarten im Detail:
Client Services Projekt
👉 Hier verdient deine Agentur Geld.
Ein Client Services Projekt bezeichnet ein reguläres Kundenprojekt, bei dem eine direkte Gegenleistung und spätere Abrechnung stattfindet.
Fokus: Das Projekt wird im Auftrag eines bestehenden Kunden durchgeführt.
Abrechnung: Aufwände, Meilensteine oder Zeitbudgets werden dem Kunden über Ausgangsrechnungen in Rechnung gestellt.
Umsatzwirkung: Erträge fließen direkt in deinen gebuchten Umsatz und deine Projekterlöse ein.
Beispiele: Website-Relaunch für Kunde X, Monatliches Retainer-Budget, Filmproduktion im Kundenauftrag.
New Business Projekt
👉 Kundenorientierter Overhead. Hier investiert ihr in zukünftiges Geschäft.
Ein New Business Projekt bezeichnet Aufwände im Bereich Neugeschäft, Pitch-Vorbereitungen oder Akquise.
Fokus: Es dient der Neukundengewinnung oder dem Gewinnen von Pitch-Ausschreibungen.
Abrechnung: In der Regel werden hier keine Ausgangsrechnungen an Kunden gestellt.
Kosten & Controlling: Die erfassten Zeiten und Fremdkosten (z. B. externe Dienstleister oder Pitch-Materialien) fließen als Akquisekosten (Gemeinkosten) in dein Controlling ein. So behältst du im Blick, wie viel Investment in die Gewinnung neuer Kunden fließt.
Beispiele: Pitch-Präsentation für Neukunde Y, Konzeption einer Vertriebspräsentation.
⚠️ Hinweis: Sollte aus einem erfolgreichen Pitch ein fester Kundenauftrag entstehen, kannst du den Status des Projektes anpassen oder ein neues Client Services Projekt auf Basis deiner Pitch-Kalkulation anlegen.
Intern
Interne Projekte wie Backoffice oder Geschäftsführung.
👉 Unternehmensinterner Overhead.
Zusammen mit der Art des Geschäftsbereichs entsteht so ein einfaches Muster, um Wertschöpfung, Investitionen und Overhead aus Kunden- und Unternehmensperspektive zu betrachten.
Projekt-Beispiele
Die Agentur Doe Co. arbeitet für den Kunden Musterfirma. Doe Co. hat drei Geschäftsbereiche: Administration, New Business und Client Services.
Folgende beispielhafte Projekte können entstehen:
Das Kundenprojekt
Doe Co. gestaltet eine Social-Media-Kampagne für Musterfirma. Der Projektmanager legt das Projekt als Social-Media-Kampagne für den Kunden Musterfirma im Geschäftsbereich Client Services an.
Die Projektart ist automatisch Client Services.
Das Interne Projekt
Doe Co. möchte seine Arbeits- und Fremdkosten für FiBu & Beratung nachvollziehen. Der Projektmanager legt das Projekt für den Kunden Doe Co. GmbH – also die Agentur selbst – im Geschäftsbereich Administration an.
Die Projektart ist automatisch Intern.
Das New Business Projekt
Jane ist als Account Manager bei Doe Co. für den Kunden Musterfirma verantwortlich. Für ihren Kunden hat sie Aufwand, der nicht konkret einem Kundenprojekt zuzuordnen ist, wie Jahresgespräche vor Ort beim Kunden inklusive Reise- und Bewirtungskosten sowie gelegentliche Abstimmungs- und Planungsgespräche.
Für diese Kosten legt Jane das Projekt Account Management Musterfirma im Geschäftsbereich New Business an.
Die Projektart auf New Business stellen.
Anwendungs-Beispiele
Der Pitch
Generell gibt es zwei Arten von Pitches: Pitches um Rahmen- bzw. Agenturverträge und Pitches um Projekte.
Während die Agentur die Pitchkosten für Rahmenverträge über die Zeit der Zusammenarbeit erwirtschaften muss, werden die Kosten für einen Projekt-Pitch idealerweise durch das entsprechende Projekt gedeckt.
Daher empfehlen wir, Pitches für Rahmenverträge im Geschäftsbereich New Business und Projekt-Pitches im Geschäftsbereich Client Services anzulegen.
Der Rahmenvertrags Pitch
Musterfirma schreibt seinen Rahmenvertrag aus. Der Projektmanager legt das Projekt Pitch Rahmenvertrag für den Kunden Musterfirma als New-Business-Projekt im Geschäftsbereich New Business an.
So könnt ihr im Laufe der Zeit z. B. den Ertrag aus den operativen Kundenprojekten euren Pitchkosten gegenüberstellen (einfach nach dem Kunden filtern) oder euren Gesamt-New-Business-Aufwand analysieren (einfach nach Projektart und Kunde oder nach Department filtern).
Der Projekt Pitch
Musterfirma pitcht seine Sommerkampagne. Der Projektmanager legt das Projekt Sommerkampagne Pitch für den Kunden Musterfirma als New-Business-Projekt im Geschäftsbereich Client Services an.
Wenn ihr den Pitch leider verliert, storniert ihr das Projekt und wisst genau, wie viel Geld ihr für Pitches ausgegeben habt (einfach nach Projektart New Business filtern). Oder ihr seht, wie viel Geld ihr mit Musterfirma verdient und wieder für Pitches ausgegeben habt (einfach nach Musterfirma filtern).
Nicht weiterberechenbarer Kundenaufwand
Die Kollegen von Doe Co. leisten nicht nur Projektarbeitszeit, sondern koordinieren und administrieren auch viele Projekte für Musterfirma.
Wir empfehlen, kritisch zu prüfen, ob es sich dabei nicht doch um Projektarbeitszeit handelt – unabhängig davon, ob der Kunde die konkrete Leistung bezahlt (z. B. Art Direction) oder nicht (z. B. Ressourcenplanung, Qualitätssicherung). Ohne ein spezifisches Projekt gäbe es schließlich keine Qualitätssicherung.
Für sämtlichen nicht weiterberechenbaren Kundenaufwand legt der Account Manager das Projekt Interner Aufwand Musterfirma als internes Projekt im Geschäftsbereich Client Services an. Ohne operative Kundenprojekte gäbe es ja auch keinen internen Aufwand für den Kunden.
So seht ihr einfach und auf einen Blick, welcher (interne) Verwaltungsaufwand für einen Kunden entsteht und wie er über operative Kundenprojekte gedeckt wird.
Unausgelastete Arbeitszeit
In nahezu jeder Agentur gilt ein Teil der Arbeitszeit als nicht weiterberechenbar.
Wir empfehlen, hierfür spezifische Projekte anzulegen – z. B. zur Pflege der eigenen Website oder zur Entwicklung proaktiver Ideen. Alternativ könnt ihr ein allgemeines Projekt zur Erfassung der unausgelasteten Arbeitszeit anlegen.
So könnt ihr mit einem Klick ermitteln, ob ihr in eurer Zielauslastung bleibt oder was euch unausgelastete Arbeitszeit kostet – z. B. im Time-Invest-Report oder bei der Projektauswertung.
Wo lege ich die Projektart fest?
Öffne dein gewünschtes Projekt in OS/.
Gehe in den Reiter Einstellungen (Basisdaten).
Unter Schritt 1: Projektart kannst du zwischen Client Business, New Business oder Internes Projekt wählen.
Deine Auswahl wird automatisch gespeichert.
Wann stelle ich ein New Business Projekt auf ein Client Services Projekt um?
Sobald ein Pitch oder eine Akquise erfolgreich war und die schriftliche Beauftragung des Kunden vorliegt, stellt sich im Agenturalltag die Frage: Soll das bestehende New Business Projekt auf Client Business umgestellt werden oder ist es besser, ein neues Projekt anzulegen?
In OS/ gibt es für diesen Übergang zwei Möglichkeiten – je nachdem, wie detailliert ihr eure Pitch-Kosten von der operativen Projektmarge trennen möchtet.
Option 1: NB-Projekt schließen & neues Kundenprojekt anlegen
Das ist der Best-Practice-Ansatz für ein sauberes Agenturcontrolling.
Vorgehen: Du schließt das New Business Projekt nach dem Gewinn ab und erstellst für die Durchführung der beauftragten Leistungen ein neues Projekt als Client Services.
Vorteil: Alle im Pitch angefallenen Zeiten und Fremdkosten bleiben auf dem Akquise-Projekt isoliert. Sie fließen sauber in eure Gemeinkosten ein. Das neue Kundenprojekt startet bei 0€ Ist-Kosten, wodurch die reale Marge der Abwicklung nicht durch die Pitch-Kosten verfälscht wird.
Empfohlen für:
Pitches, deren Kosten nicht weiterberechnet werden: Wenn die Vorleistungen reine Akquiseinvestitionen der Agentur waren und dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können.
Umfangreiche Ausschreibungen & Pitches: Bei denen ihr im Controlling genau auswerten wollt, wie viel Geld/Zeit die Neukundengewinnung gekostet hat.
Projekte mit striktem Margen-Tracking: Wenn ihr die Marge der reinen Projektumsetzung unbeeinflusst von den Voraufwänden messen möchtet.
💡 Wichtig: Könnt ihr euch die Pitch-Aufwände bezahlen lassen? Dann solltet ihr diese Zeiten als Position in das neue Client Services Projekt übernehmen (oder Option 2 wählen), damit die Aufwände den dazugehörigen Erlösen gegenüberstehen.
Option 2: Das bestehende New Business Projekt umstellen
Vorgehen: Du gehst in die Einstellungen des bestehenden Projekts und änderst die Projektart direkt von New Business auf Client Services.
Vorteil: Schneller und unkomplizierter Weg. Die bisher erfassten Daten, Strukturierungspunkte und Teammitglieder bleiben eins zu eins erhalten. Ab dem Zeitpunkt der Umstellung zählen neu gebuchte Zeiten als abrechenbar (billable).
Nachteil: Die bereits angefallenen Pitch-Stunden fließen in die Gesamtkalkulation des Projekts ein und mindern von Anfang an die ausgewiesene Projektmarge.
Empfohlen für:
Pitches & Konzepte, die weiterberechnet werden: Wenn vereinbart wurde, dass der Kunde die bereits angefallenen Pitch-Aufwände bezahlt. So stehen die gebuchten Pitch-Stunden direkt den passenden Rechnungserträgen gegenüber.
Nahtlose Übergänge: Wenn die Pitch-Phase direkt in die Projektumsetzung übergeht und ihr keine zeitliche oder buchhalterische Zäsur benötigt.
Kleinere Akquisen: Bei denen der Aufwand für das Erstellen eines separaten zweiten Projekts unverhältnismäßig wäre.
Was ist der Unterschied zu den Geschäftsbereichen?
Obwohl sowohl Projektarten als auch Geschäftsbereiche zur Kategorisierung dienen, betrachten sie deine Agentur aus zwei völlig unterschiedlichen Blickwinkeln:
Kategorie | Was beschreibt es? | Typische Beispiele | Hauptzweck |
Projektart | WIE / zu welchem Zweck das Projekt durchgeführt wird (kommerziell vs. Akquise vs. intern). | • Client Business • New Business • Internes Projekt | Bestimmt, ob ein Projekt Umsatz bringt oder als Akquise- bzw. Internkosten (Gemeinkosten) verbucht wird. |
Geschäftsbereich | WAS / welche Abteilung die Leistung erbringt. |
| Teilt deine Agentur in Abteilungen auf, um die Leistung und Profitabilität einzelner Fachbereiche auszuwerten. |