In OS/ hast du maximale Flexibilität bei der Fakturierung deiner Projekte. Du kannst beliebig viele Ausgangsrechnungen pro Projekt erstellen und dein Billing exakt an deine Kundenvereinbarungen anpassen.

Damit dein Workflow sauber abgebildet wird, unterscheidet OS/ zwischen zwei Ebenen:

Abrechnungsmodell: Wie wird die Rechnung berechnet (Datenbasis)?
Rechnungstyp: Welchen organisatorischen und steuerrechtlichen Status hat der Beleg (Abrechnungslogik)?

Abrechnungsmodell

Das Abrechnungsmodell bestimmt, auf welcher Grundlage OS/ die Rechnungsbeträge ermittelt:

Freie Rechnung

Stelle Rechnungen völlig pauschal und unabhängig von einem hinterlegten Budget oder erfassten Zeiten aus. Ideal für schnelle Sonderleistungen oder pauschale Zwischenabrechnungen.

Time & Material Billing (Nach Aufwand)

Berechne erfasste Arbeitszeiten deines Teams sowie angefallene Fremdkosten und Belege direkt an deinen Kunden weiter.

Projektbudget

Fakturiere auf Basis deiner zuvor kalkulierten Budgets und Gliederungspunkte im Projekt.

Gutschrift

Kehre Abrechnungen um oder erstelle eine Korrekturrechnung, um das Umsatzvolumen deines Projekts automatisch auszugleichen.

Rechnungstypen

Der Rechnungstyp legt fest, wie der Beleg in der Abrechnungshistorie geführt wird und welchen Titel das exportierte Dokument trägt:

Einzelrechnung

Bedeutung: Der klassische Standardfall. Eine Einzelrechnung steht komplett für sich allein, rechnet eine Leistung ab und führt keine vorherigen Rechnungen auf.
So geht's: Lege eine neue Rechnung an und wähle den Typ Einzelrechnung.

Akontorechnung

Bedeutung: Dient zum Anfordern von Anzahlungen oder Vorschüssen vor der eigentlichen Leistungserbringung, um laufende Projektkosten zu decken. Die Verrechnung erfolgt später über die Endabrechnung.
So geht's: Deaktiviere bei der Erstellung den Schalter Leistungserbringung und wähle einen Leistungszeitraum, der in der Zukunft liegt.

Teilschlussrechnung

Bedeutung: Kommt zum Einsatz, wenn ein größeres Projekt in abgeschlossene Abschnitte (z. B. Phasen oder Meilensteine) unterteilt ist und eine Teilleistung endgültig abgenommen und abgerechnet wird. Diese Teilleistung fließt nicht mehr als offener Posten in spätere Rechnungen ein.
So geht's: Rechne einen Teil deines Umsatzvolumens (z. B. über Gliederungspunkte/Itemization) ab und es steht automatisch "Teilschlussrechnung" auf deinen Dokumenten.

Endabrechnung

Bedeutung: Die finale Schlussrechnung im Projektzyklus. Sie zieht den endgültigen Bilanzstrich, verrechnet alle bisherigen Akontorechnungen und schließt das vereinbarte Projektvolumen zu 100% ab.
So geht's: Endabrechnung steht automatisch auf den Dokumenten, wenn 100% der Leistung erbracht wurden und der verbleibende Restbetrag des Gesamtumsatzes abgerechnet wird.

Praxis-Tipp: Transparenz im Controlling

Unabhängig davon, welches Abrechnungsmodell oder welchen Rechnungstyp du wählst: Jede erstellte Ausgangsrechnung fließt sofort in dein Project Performance Reporting und dein Expected-Controlling ein. So siehst du zu jedem Zeitpunkt exakt, wie viel deines kalkulierten Umsatzes bereits fakturiert ist und wie viel Budget noch offen steht.

Häufig gestellte Fragen

Fragen	Antworten
Wie werden Ausgangsrechnungen an Kunden versendet?	Ausgangsrechnungen müssen heruntergeladen und per E-Mail an den Kunden gesendet werden.
Warum schlägt das Herunterladen als PDF fehl?	Bei E-Rechnungen fehlen meist Stammdaten im Kundenkontakt. Bitte USt-ID, Bankverbindung, Telefonnummer und E-Mail-Adresse im Kontakt vervollständigen.
Wie blende ich die Rechnungshistorie aus?	Bei der Erstellung unten die Option "Einzelrechnung" wählen.
Kann das Rechnungs- oder Leistungsdatum angepasst werden?	Ja, Rechnungs- und Leistungsdatum lassen sich bei der Erstellung anpassen. Die Rechnungsnummer hingegen wird automatisch vom System vergeben.
Wie erstelle ich eine Rechnung für einen zukünftigen Leistungszeitraum?	Deaktiviere bei der Anlegemaske die Option "Leistung erbracht". So entsteht eine Akontorechnung, bei der das Leistungsdatum in der Zukunft liegen kann.
Kann man den Leistungszeitraum auf der Rechnung ausblenden?	Nein, der Leistungszeitraum ist aus steuerrechtlichen Gründen (Umsatzsteuer-Abführung) zwingend erforderlich.
Wie rechne ich nur Honorare ohne Fremdkosten (FK) ab?	Beim Erstellen der Ausgangsrechnung können die abzurechnenden Kalkulationspositionen einzeln und gezielt ausgewählt werden.
Wie storniere ich eine Ausgangsrechnung?	Durch Erstellen einer Gutschrift wird die ursprüngliche Rechnung ausgeglichen.
Wo ändere ich Zahlungsziel und Fälligkeitsdatum?	Der Zeitraum/Standard-Fälligkeitstag wird im jeweiligen Kundenkontakt (OS/ Contacts) definiert. Der Textbaustein selbst ist systemseitig vorgegeben.
Warum wird bei Schweizer Kunden MwSt. (19 %) berechnet?	Beim Erstellen der Rechnung 0 % USt. auswählen und die Schweizer USt-ID im Kundenkontakt hinterlegen, um die Reverse-Charge-Logik auszulösen.

Verwandte Artikel