In OS/ hast du maximale Flexibilität bei der Fakturierung deiner Projekte. Du kannst beliebig viele Ausgangsrechnungen pro Projekt erstellen und dein Billing exakt an deine Kundenvereinbarungen anpassen.
Damit dein Workflow sauber abgebildet wird, unterscheidet OS/ zwischen zwei Ebenen:
Abrechnungsmodell: Wie wird die Rechnung berechnet (Datenbasis)?
Rechnungstyp: Welchen organisatorischen und steuerrechtlichen Status hat der Beleg (Abrechnungslogik)?
Abrechnungsmodell
Das Abrechnungsmodell bestimmt, auf welcher Grundlage OS/ die Rechnungsbeträge ermittelt:
Freie Rechnung
Stelle Rechnungen völlig pauschal und unabhängig von einem hinterlegten Budget oder erfassten Zeiten aus. Ideal für schnelle Sonderleistungen oder pauschale Zwischenabrechnungen.
Time & Material Billing (Nach Aufwand)
Berechne erfasste Arbeitszeiten deines Teams sowie angefallene Fremdkosten und Belege direkt an deinen Kunden weiter.
Projektbudget
Fakturiere auf Basis deiner zuvor kalkulierten Budgets und Gliederungspunkte im Projekt.
Gutschrift
Kehre Abrechnungen um oder erstelle eine Korrekturrechnung, um das Umsatzvolumen deines Projekts automatisch auszugleichen.
Rechnungstypen
Der Rechnungstyp legt fest, wie der Beleg in der Abrechnungshistorie geführt wird und welchen Titel das exportierte Dokument trägt:
Einzelrechnung
Bedeutung: Der klassische Standardfall. Eine Einzelrechnung steht komplett für sich allein, rechnet eine Leistung ab und führt keine vorherigen Rechnungen auf.
So geht's: Lege eine neue Rechnung an und wähle den Typ Einzelrechnung.
Akontorechnung
Bedeutung: Dient zum Anfordern von Anzahlungen oder Vorschüssen vor der eigentlichen Leistungserbringung, um laufende Projektkosten zu decken. Die Verrechnung erfolgt später über die Endabrechnung.
So geht's: Deaktiviere bei der Erstellung den Schalter Leistungserbringung und wähle einen Leistungszeitraum, der in der Zukunft liegt.
Teilschlussrechnung
Bedeutung: Kommt zum Einsatz, wenn ein größeres Projekt in abgeschlossene Abschnitte (z. B. Phasen oder Meilensteine) unterteilt ist und eine Teilleistung endgültig abgenommen und abgerechnet wird. Diese Teilleistung fließt nicht mehr als offener Posten in spätere Rechnungen ein.
So geht's: Rechne einen Teil deines Umsatzvolumens (z. B. über Gliederungspunkte/Itemization) ab und es steht automatisch "Teilschlussrechnung" auf deinen Dokumenten.
Endabrechnung
Bedeutung: Die finale Schlussrechnung im Projektzyklus. Sie zieht den endgültigen Bilanzstrich, verrechnet alle bisherigen Akontorechnungen und schließt das vereinbarte Projektvolumen zu 100% ab.
So geht's: Endabrechnung steht automatisch auf den Dokumenten, wenn 100% der Leistung erbracht wurden und der verbleibende Restbetrag des Gesamtumsatzes abgerechnet wird.
Praxis-Tipp: Transparenz im Controlling
Unabhängig davon, welches Abrechnungsmodell oder welchen Rechnungstyp du wählst: Jede erstellte Ausgangsrechnung fließt sofort in dein Project Performance Reporting und dein Expected-Controlling ein. So siehst du zu jedem Zeitpunkt exakt, wie viel deines kalkulierten Umsatzes bereits fakturiert ist und wie viel Budget noch offen steht.