Sauber gepflegte Kontakte bilden das Fundament für deinen gesamten Agenturalltag: Sie ermöglichen die korrekte Zuordnung von Angeboten, Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen und sorgen für einen fehlerfreien Datenaustausch mit der Buchhaltung.
1. Neuen Kontakt unter OS/ Contacts anlegen
Navigiere im Hauptmenü zu OS/ Contacts.
Klicke oben rechts auf Ansprechpartner hinzufügen.
Wähle den passenden Kontakttyp aus:
Person: Erfasse Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse sowie die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen.
Unternehmen: Gib den Unternehmensnamen an und definiere die Geschäftsbeziehung (z. B. Kunde oder Lieferant).
Freelancer: Lege externe Partner direkt als Freelancer an, um deren Stundensätze und Rechnungen später Projekten zuzuweisen.
2. Stammdaten im Detail pflegen
Klicke auf den angelegten Kontakt, um die vollständigen Profil- und Finanzdaten zu hinterlegen:
Allgemeine Details: Telefonnummern, E-Mail und Website Details hinterlegen.
Bankverbindungen & Zahlungskonditionen: Hinterlege Bankverbindungen und Zahlungsziele.
DATEV-Integration (Kreditoren- & Debitorenkonten): Hinterlege die spezifischen Kontonummern für die Finanzbuchhaltung.
Dein Vorteil: Diese Daten werden automatisch über die Schnittstelle (API) oder beim manuellen Export an DATEV Unternehmen Online übergeben. Das spart Zeit in der Buchhaltung und vereinfacht die Vorbereitung für deinen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
Adressen & Adresstypen verwalte: Du kannst einem Kontakt mehrere Adressen zuweisen und deren Verwendungszweck genau festlegen.
Adresstyp „Main“ (Hauptadresse): Diese Adresse wird standardmäßig als Rechnungs- und Angebotsadresse genutzt und automatisch auf deinen exportierten Angeboten, Rechnungen und Dokumenten angezeigt.
Weitere Adresstypen: Hinterlege bei Bedarf abweichende Liefer-, Rechnungs- oder Niederlassungsadressen, um auf Rechnungen flexibel die passende Anschrift auszuwählen.
Ansprechpartner zuweisen
Innerhalb von Unternehmen oder Organisationen kannst du spezifische Ansprechpartner hinterlegen, um bei Belegen und Projekten immer die richtige Person anzusprechen:
Mitarbeiter zuordnen: Verknüpfe Personen-Kontakte direkt mit dem übergeordneten Unternehmens-Kontakt.
Projekt- & Belegssteuerung: Wähle bei der Erstellung von Angeboten, Ausgangsrechnungen oder Kundenbewertungen direkt den passenden Ansprechpartner aus, damit Belege automatisch korrekt personalisiert werden
3. Kontakte deaktivieren
Um historische Daten, alte Rechnungen und Projektberichte nicht zu verfälschen, werden Kontakte in OS/ nicht gelöscht, sondern deaktiviert:
So geht's: Öffne den gewünschten Kontakt in OS/ Contacts und wähle im Menü die Option Kontakt deaktivieren.
Das passiert im System: Der Kontakt taucht bei der Neuanlage von Projekten, Angeboten oder Belegen nicht mehr in den Auswahlmenüs auf. Alle bisherigen Rechnungen, Historien und Finanzdaten bleiben in deinen Reportings und in der Buchhaltung jedoch zu 100% vollständig erhalten.
4. Hauptkontakt & E-Rechnung (ZUGFeRD)
Für eine reibungslose automatische Rechnungsstellung und die Einhaltung gesetzlicher E-Rechnungs-Standards hinterlegst du bei deinen Unternehmenskontakten die passenden Einstellungen:
Hauptkontakt festlegen:
Markiere innerhalb eines Unternehmens einen Ansprechpartner als Hauptkontakt. Dieser wird bei der Erstellung von Angeboten und Ausgangsrechnungen standardmäßig als Empfänger vorausgewählt.
E-Rechnung vorbereiten (Leitweg-ID & E-Mail):
Für den elektronischen Rechnungsaustausch (z. B. mit öffentlichen Auftraggebern oder B2B-Kunden) hinterlegst du im Kontakt die spezifischen E-Rechnungs-Daten:
E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand: Die zentrale Adresse, an die E-Rechnungen (ZUGFeRD / XRechnung) direkt übermittelt werden.
Leitweg-ID / Buyer Reference: Für E-Rechnungen an behördliche Kunden zwingend erforderlich, damit der Beleg im System des Empfängers automatisch der richtigen Dienststelle zugeordnet werden kann.
Vorteil im Billing:
Beim Erstellen deiner Ausgangsrechnung übernimmt OS/ alle E-Rechnungs-Parameter automatisch aus den Stammdaten des Kontakts. Das garantiert einen fehlerfreien Belegexport im geforderten XML- bzw. Hybrid-Format.