OS/ reduziert den Beleg-Erfassungsaufwand und sorgt dafür, dass Ein- und Ausgangsrechnungen im Projektkontext ausgewertet werden können.

OS/ ersetzt sämtliche Vorsysteme wie lexoffice, sevDesk etc. und lässt sich per Schnittstelle problemlos an Lösungen für bsp. Firmen-Kreditkarten anbinden.

OS/ sorgt dafür, dass die Belegerfassung nur einmal erfolgen muss und Belege zukünftig inkl. aller relevanten Stammdaten wie IBAN, Sachkonto, Kreditoren- oder Debitorenkonto an DATEV Unternehmen Online zum Abruf für das Steuerbüro übertragen werden. Die Übergabe eines Belegordners oder manuelle Übergaben an den Steuerberater entfallen mit OS/.

In OS/ werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen GoBD Konform erfasst bzw. erstellt und im Projektkontext dargestellt. Der OS/ Buchhaltungs-Workflow in der Übersicht:

↓ Integration (Optional)

Durch die Integration von z.B. Pleo können Belege direkt erfasst, dem entsprechenden Projekt zugeordnet und vollständig inkl. Belegbild an OS/ übertragen werden.

↓ Belegerfassung und Verarbeitung. Erstellung von Ausgangsrechnungen.

Die Belegerfassung, Stammdaten-Anlage und Pflege der Kunden und Lieferantendaten inkl. DATEV Kunden bzw. Lieferantenkonto, Belegfreigabe und die Ausstellung der Ausgangsrechnungen erfolgt vollständig in OS/.

So kann direkt bei der Belegerfassung eine direkte Zuordnung des Kunden bzw. Lieferanten erfolgen.

→ Bereitstellung und Buchung in DATEV Unternehmen Online

Die Daten inkl. Belegbild werden von OS/ in DATEV Unternehmen Online bereitgestellt. Alternativ kann OS/ eine DATEV kompatible ZIP Datei erstellen, die der Steuerberater in die DATEV hochladen kann.

In DATEV Unternehmen Online besteht die Möglichkeit auf alle Daten zuzugreifen um Änderungen bzw. Ergänzungen vorzunehmen. Nach einem einfachen klick auf "Belege Bereitstellen" stehen dem Steuerberater alle Buchungen inkl. der Belege digital bereit.

Eingangsrechnungen werden direkt von der Buchhaltung, dem Backoffice oder vom Projektleiter erfasst. Die Erfassung erfolgt in einer einfachen Maske, die über das OS/ Projekt selbst oder über die Buchhaltungs-Oberfläche zu erreichen ist.

Eine Projekt oder eine Mehrfach-Zuordnung sind ebenso möglich wie die Erfassung mehrerer Anhänge oder die direkte Anlage von neuen Kreditoren direkt aus dem Erfassungsdialog. Ab der 2. Hälfte von 2024 werden darüber hinaus die strukturierten Daten der elektronischen Rechnung (E-Invoice) ausgelesen und vereinfachen die Rechnungserfassung noch weiter.

Die Freigabe der Eingangsrechnungen erfolgt durch die Buchhaltung und in einem weiteren Schritt durch den Projektleiter.

Durch die Buchhaltungsfreigabe wird die rechtlicher Prüfung auf Vollständigkeit des Belegs bestätigt. Dadurch werden fehlerhafte Belege von DATEV ferngehalten, was zeitaufwändige Nacharbeiten und mühsame Nachforschungen erspart.

Durch die Freigabe des Projektleiters wird die korrekte Höhe und Zuordnung zum Projekt bestätigt.

Erst wenn beide Freigaben erfolgt sind, kann die Rechnung in den Export gelangen und zur weiteren Verarbeitung an den Steuerberater gesendet werden.

Der Überblick im Buchhaltungsmodul zeigt alle Eingangsrechnungen und ihren aktuellen Status auf eine übersichtliche Weise.

Ausgangsrechnungen werden direkt vom Projektleiter oder der Buchhaltung in OS/ erstellt.

OS/ unterstützt alle gängigen Rechnungstypen, einschließlich Positionsabrechnung und Teilschlussrechnung. Rechnungen können im Voraus als Entwurf erstellt und mit dem Kunden abgestimmt werden. Eine zusätzliche Erfassung ist nicht notwendig.

Ausgangsrechnungen werden direkt bei der Erstellung der Rechnung im Projekt und im Journal der Ausgangsrechnungen sichtbar. Noch nicht an die DATEV übertragene Ausgangsrechnungen befinden sich zusätzlich in der übersichtlichen Export Ansicht.

Vor der Übertragung an DATEV Unternehmen Online werden die Belegdaten um zusätzliche Geschäftspartnerinformationen wie Geschäftspartner-Konto, USt-IdNr., IBAN, KOST1, KOST2 usw. angereichert, was den Erfassungsaufwand in DATEV nahezu auf Null reduziert.

In DATEV Unternehmen Online werden die Belegdaten der aktuellen Buchungsperiode zugeordnet, festgeschrieben und bezahlt. Fertig.

Das OS/ Exportprotokoll dokumentiert jeden Vorgang transparent und GoBD konform.

Nein. OS/ erfasst Lohndaten manuell oder aus Personio um die Lohnkosten eines Mitarbeiters möglichst präzise abzubilden. Einfluss auf die monatliche Lohn-Abrechung hat OS/ nicht.

Eingangsrechnungen können auf drei Wegen erfasst werden:

Um ein möglichst genaues Abbild eurer Overhead-Kosten zu bekommen, empfehlen wir, allgemeine Kosten auf einem internen Projekt zu erfassen.

Nicht projektbezogene Kosten könnt ihr auf diesem Projekt wie eine ganz normale Rechnung erfassen. Kosten aus beispielsweise Dauerschuldverhältnissen, wie Miete, könnt ihr ohne Beleg erfassen.

Die Buchhaltungs-Freigabe („Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen“) bestätigt, dass die Eingangsrechnung den legalen und steuerlichen Anforderungen (in Deutschland den GoBD) entspricht und dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer übergeben werden kann.

Die Projektfreigabe bestätigt, dass die Kosten dem richtigen Projekt zugeordnet sind, die Leistung einwandfrei erbracht wurde und die Rechnung bezahlt werden kann.

Eingangsrechnungen werden sofort nach der Buchhaltungs- und nachdem alle Projektfreigaben erfolgt sind an DATEV Unternehmen online übertragen.

Wenn Du den DATEV Offline Export über DATEV-Belegtransfer nutzt, musst Du die Rechnungen manuell exportieren. Du bekommst eine ZIP Datei zum Download, die Du über die DATEV-Belegtransfer Software an DATEV Unternehmen online sendest.

Mehr zur Einrichtung der DATEV Offline API und DATEV-Belegtransfer

Um GoBD-Konform zu sein, können Belege nach dem Export in OS/ nicht mehr korrigiert bzw. verändert werden.

In DATEV Unternehmen online können (exportierte) Belege bis zum Periodenabschluss korrigiert werden.

In OS/ kann unter „Ausgangsrechnungen“ für jede Rechnung eine Gutschrift erstellt werden. Eine 100% Gutschrift entspricht der Stornierung der Rechnung.

Um Stornierungen zu vermeiden, kann OS/ Rechnungsentwürfe exportieren, die du zur Abstimmung an den Rechnungsempfänger senden kannst.