Was bedeuten die einzelnen Reiter im OS/ Accounting Workspace
Eingangsrechnungen
Journal Eingangsrechnungen
In dieser Ansicht erhältst du eine umfassende Übersicht über alle Eingangsrechnungen, die du durch Anpassung der Spalten und Anwendung verschiedener Filter wie Vendor, Zeiträume und weitere spezifische Kriterien weiter verfeinern kannst. Diese flexiblen Filteroptionen ermöglichen es dir, genau die Daten anzuzeigen, die du benötigst.
Generell können Eingangsrechnungen auf drei Wegen erfasst werden:
In der Buchhaltungs-Eingangsrechnungserfassung.
In den Eingangsrechnungen eines Projektes.
Über eine Integration, wie zum Beispiel Pleo.
Indem du auf die einzelnen Rechnungen klickst, erhältst du Einblick in die Basisdaten und den Betrag der Rechnungen (diese kannst du auch nachträglich noch korrigieren/ändern).
Welche Bedeutung haben die Freigabe-Regler?
Es gibt 2 Freigabe-Regler:
"Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen"
Das ist der Regler für die Buchhaltung und es kann nur der, der die Rechte bekommt, diesen Regler anschalten.
"Freigaben"
Dieser Regler wird durch den Projektleiter oder Supervisor aktiviert.
Die Buchhaltungs-Freigabe („Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen“) bestätigt, dass die Eingangsrechnung den legalen und steuerlichen Anforderungen (in Deutschland den GoBD) entspricht und dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer übergeben werden kann.
Die Projektfreigabe bestätigt, dass die Kosten dem richtigen Projekt zugeordnet sind, die Leistung einwandfrei erbracht wurde und die Rechnung bezahlt werden kann.
Sobald die Buchhaltung, sowie der Projektleiter die Rechnung freigeben, kann das Projekt in die DATEV exportiert werden.
Beachte: Bei Rechnungsanlagen mit mehreren verschiedenen Projekten muss der Projektleiter/ -supervisor jede einzelne Rechnung freigeben. Erst wenn 100%ige Freigabe der Rechnung passiert ist, kann die Rechnung an die DATEV Unternehmen Online übergeben werden.
Wie du den DATEV-Belegtransfer einrichtest erfährst du unter:
Erfassung Eingangsrechnungen
Hier kannst du Eingangsrechnungen direkt einfügen. Klicke dafür auf "Neue Eingangsrechnung".
Hier findest du zunächst alle wichtigen Basisdaten, die du zum Erstellen deiner Rechnung benötigst.
Um die Rechnung einem Projekt direkt zuzuordnen, klicke auf "Projekt hinzufügen" und lege den Betrag fest. Sobald du auf "Eingangsrechnung erstellen" gehst, wird die Rechnung automatisch in das angegebene Projekt transportiert.
Wenn eine Eingangsrechnung keinem Projekt zugeordnet wurde, bleibt sie in der Übersicht.
Export Eingangsrechnungen
Hier findest du alle Eingangsrechnungen, welche nun an DATEV übertragen werden können.
Wann wird eine Eingangsrechnung an DATEV übertragen?
Wenn Du die DATEV Online API nutzt
Eingangsrechnungen werden sofort nach der Buchhaltungs- und nachdem alle Projektfreigaben erfolgt sind an DATEV Unternehmen online übertragen.
Wenn Du den DATEV Offline Export nutzt
Wenn Du den DATEV Offline Export über DATEV-Belegtransfer nutzt, musst Du die Rechnungen manuell exportieren. Du bekommst eine ZIP Datei zum Download, die Du über die DATEV-Belegtransfer Software an DATEV Unternehmen online sendest.
Ausgangsrechnungen
Ausgangsrechnungen können nur innerhalb von Projekten erstellt werden.
Export Ausgangsrechnungen
Hier findest du alle Ausgangsrechnungen welche an DATEV exportiert werden können.
API: Rechnung geht automatisch an DATEV
Keine API: Über "Export Ausgangsrechnung"
Journal Ausgangsrechnungen
Hier findest du eine Übersicht aller Ausgangsrechnungen.
Auch hier kannst du durch die Anpassung der Spalten und Anwendung verschiedener Filter deine Übersicht deinen Bedürfnissen entsprechend, gestalten.
Weitere Fragen?
Mehr zum Thema Buchhaltung findest du unter: