Ein effizientes Fremdkosten- und Belegmanagement ist das Rückgrat jedes erfolgreichen Projektcontrollings. In OS/ durchlaufen Eingangsrechnungen einen strukturierten Prozess – von der ersten Erfassung über die inhaltliche Freigabe bis hin zum automatischen Export in deine Buchhaltung (z. B. DATEV).
Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch den gesamten Lebenszyklus einer Eingangsrechnung.
1. Wege der Belegerfassung
Eingangsrechnungen kannst du auf mehreren Wegen in dein OS/ bringen – automatisch per E-Mail Inbox, OS/ Integration oder per manuelle Erfassung. Du kannst auch mehrere Wege parallel nutzen. In diesem Artikel zeigen wir dir alle verfügbaren Möglichkeiten, damit du den für dich passenden Weg findest.
Mehr zur Belegerfassung findest du hier.
2. Belegerkennung
Beim Hochladen werden Belege automatisch durch eine intelligente Texterkennung ausgelesen.
Unterscheidung nach Belegtyp
Hierbei gibt es zwei Unterschiede:
PDF-Rechnungen: Standard-Dokumente. Beträge und Zeiträume lassen sich bei Bedarf manuell anpassen.
E-Rechnungen (XML-Formate): Werden aus strukturierten Datensätzen ausgelesen. Aus rechtlichen Gründen sind die ausgetauschten Stammdaten, Beträge und Zeiträume schreibgeschützt und nicht manuell editierbar.
3. Der Freigabe-Workflow
Nach der Erfassung durchläuft die Eingangsrechnung einen zweistufigen Freigabeprozess: Mehr dazu findest du hier.
4. Zuordnungen im Budget
Damit das spätere Projektcontrolling einfacher wird, können Eingangsrechnungen einzelnen Kalkulationspositionen zugeordnet werden.
So geht's:
Reiter aufrufen: Öffne dein Projekt und klicke auf den Reiter Eingangsrechnungen.
Beleg auswählen: In der Liste siehst du alle für dieses Projekt erfassten Rechnungen. Klicke bei der gewünschten Rechnung auf die Schaltfläche „Zuordnen“.
Budgetposition wählen: Es öffnet sich eine Übersicht deiner kalkulierten Positionen. Wähle die passende Zeile aus (z. B. „Grafikdesign extern“ oder „Druck Postkarten“) und gib den zugewiesenen Betrag ein.
Teilbeträge aufteilen (Optional): Deckt eine Rechnung mehrere Budgetpositionen ab, kannst du den Rechnungsbetrag auch aufteilen und verschiedenen Zeilen zuweisen.
Wichtig:
Lieferanten-Belege können ausschließlich Lieferanten-Positionen (Fremdkosten) zugewiesen werden.
Freelancer-Belege können ausschließlich Freelancer-Positionen zugewiesen werden.
Dein Vorteil: OS/ vergleicht automatisch deine geplanten Kosten (Plan) mit den tatsächlich angelaufenen Rechnungen (Ist). Du siehst sofort auf einen Blick, wo du noch im Budget liegst und wo Kosten aus dem Ruder laufen.
5. Fremdkosten an Kunden weiterberechnen
Möchtest du eingegangene Fremdkosten an deine Kunden weiterberechnen, kannst du diese direkt in die Ausgangsrechnung übernehmen:
Gehe im Projekt in den Bereich Ausgangsrechnungen und lege eine an.
Wähle den Reiter Fremdkosten.
Was du hier siehst: OS/ listet dir automatisch alle Eingangsrechnungen auf, die zuvor diesem Projekt zugewiesen und bereits freigegeben wurden.
Wähle die Belege aus, die weiterberechnet werden sollen, und passe ggf. Beträge / Belegnummern etc einfach an.
Häufig gestellte Fragen
Fragen | Antworten |
Projekte werden bei der Belegverarbeitung nicht angezeigt? | Prüfe, ob du im richtigen Workspace angemeldet bist oder das Projekt bereits abgeschlossen / storniert ist. |
Warum ist das Feld „+Add Item“ bei der Belegzuordnung ausgegraut? | Achte auf den Typen-Match: Lieferanten-Belege lassen sich nur auf Lieferanten-Positionen und Freelancer-Belege nur auf Freelancer-Positionen buchen. |
Warum kann ich Beträge oder Zeiträume bei einer E-Rechnung nicht ändern? | E-Rechnungen enthalten rechtlich verbindliche XML-Daten. Bei Fehlern muss der Lieferant eine korrigierte Rechnung ausstellen. Workaround: Screenshot des Belegs als PDF hochladen. |
Wie storniere ich eine bereits nach DATEV exportierte Rechnung? | Bereits exportierte Belege sind gesperrt. Lade das Dokument als Gutschrift erneut mit negativen Netto- und Bruttobeträgen hoch, um den Saldo auszugleichen |
Wie gehe ich mit Fremdwährungen (z. B. USD) um? | OS/ führt die Hauptwährung des Workspaces (EUR). Umrechnung zum Wechselkurs des Rechnungsdatums vornehmen und in EUR eintragen. |
Warum schlägt der DATEV-Export von Eingangsrechnungen fehl? | Überprüfe unter Einstellungen > Kontenrahmen, ob die in OS/ hinterlegten Steuercodes exakt mit deinen DATEV-Einstellungen übereinstimmen. |
Kann ich Belege auf abgeschlossene Projekte buchen? | Nein. Das Projekt muss zuvor von einem Admin in den Projekteinstellungen kurzzeitig wiedereröffnet werden. |
Warum wird ein neu angelegter Lieferant nicht gefunden? | Prüfe in OS/ Contacts, ob der Lieferant versehentlich als „inaktiv“ markiert ist. |