Willkommen bei OS/! Als Buchhalter/in bist du das finale Bindeglied in der Agentur.
OS/ unterstützt dich mit strukturierten Abrechnungsplänen, automatischen Prüfroutinen und intelligenten AI-Features, um fehlerhafte Buchungen oder vergessene Posten vor der Rechnungsstellung aufzudecken.
1. Wofür nutzt du OS/? (Auf einen Blick)
In OS/ steuerst du den gesamten Rechnungs- und Vorbereitungsprozess. Du beantwortest täglich drei Kernfragen:
Welche Projekte sind abrechenbar? (Abrechnungs-Pipeline & Fälligkeiten)
Stimmen die Abrechnungsdaten mit den erfassten Zeiten und Fremdkosten überein? (Prüfung)
Wie kommen die Daten sauber in die Buchhaltungssoftware? (Exporte & Schnittstellen, ggf. mit Vorkontierung)
2. Dein täglicher & monatlicher Workflow in der Buchhaltung
Schritt 1: Rechnungsfreigabe & Abrechnungs-Pipeline
Behalte den Überblick, welche Projekte zur Abrechnung anstehen.
Abrechnungs-Dashboard öffnen: Filtere nach Projekten, bei denen Meilensteine erreicht wurden, Teilrechnungen anstehen oder deren Budget nach Aufwand (Time & Material) abgerechnet werden kann.
Projektdetails prüfen: Kontrolliere die zugrundeliegenden Vereinbarungen – Festpreis, Abschlagszahlung, Stundenabrechnung oder Pauschale.
Freigaben einholen: Stelle sicher, dass die Projektleitung die Zeiten und Projektphasen für die Abrechnung freigegeben hat.
Schritt 2: Positions- & Fremdkostenprüfung
Kein Geld liegen lassen und Fehlbuchungen vermeiden.
Zeiten & Fremdkosten abgleichen: Überprüfe, ob alle zu berechnenden Fremdkosten (Freelancer, Lizenzen, Reisespesen) korrekt erfasst und dem Projekt zugewiesen wurden.
AI-Abrechnungscheck nutzen: Die OS/-AI prüft Rechnungsentwürfe automatisch auf Unstimmigkeiten und weist dich hin auf:
Vergessene Fremdkosten: Auslagen, die erfasst, aber noch nicht in den Rechnungsentwurf übernommen wurden.
Abweichende Stundensätze: Buchungen mit abweichenden Verrechnungssätzen oder Sondervereinbarungen.
Unvollständige Rechnungsdaten: Fehlende USt-IDs, abweichende Rechnungsadressen oder Kunden-PO-Nummern (Purchase Order).
Rechnung erstellen: Generiere die Ausgangsrechnung direkt in OS/ inklusive detailliertem Leistungsnachweis für den Kunden.
Schritt 3: Monatsabschluss & Buchhaltungs-Export
Sichere die saubere Übergabe an die Finanzbuchhaltung (z. B. DATEV).
Abschlussprüfungen durchführen: Stelle sicher, dass alle Ausgangsrechnungen des Monats finalisiert und verbucht sind.
Schnittstellen & Exporte nutzen: Übertrage die Rechnungsdaten, Kundendaten und Erlöskonten über die integrierten Exporte/Schnittstellen an euer externes Buchhaltungssystem.
Periodengerechte Abgrenzung (Konzepte): Gleiche Anzahlungen und Abschlagsrechnungen mit den tatsächlich erbrachten Leistungen zum Stichtag ab, um die GuV nicht zu verfälschen.
3. Die 3 wichtigsten Tipps für die Buchhaltung in OS/
Tipp 1 (Fremdkosten-Match): Lass keine Eingangsrechnung ohne Projektverknüpfung durchgehen. Nur wenn Dienstleister und Lizenzen einem Projekt in OS/ zugewiesen sind, können sie fehlerfrei an den Kunden weiterberechnet werden.
Tipp 2 (Freigabe-Disziplin bei Mehrprojekt-Rechnungen): Enthält eine Eingangsrechnung Positionen für mehrere Projekte, muss jede einzelne Projektfreigabe erteilt sein – erst bei 100 % Freigabe wird der Beleg an DATEV Unternehmen Online übergeben.
Tipp 3 (Kunden-POs im Blick behalten): Hinterlege Bestellnummern (PO-Nummern) der Kunden direkt in den Stammdaten oder im Projekt, damit du diese ohne langes Suchen auf jede Folgerechnung setzen kannst.
So kommen die Belege zu DATEV
Mit der DATEV Online API werden Eingangsrechnungen automatisch übertragen, sobald die Buchhaltungs-Freigabe und alle Projektfreigaben erteilt sind. Nutzt ihr den DATEV Offline-Export, lädst du eine ZIP-Datei herunter und sendest sie über die DATEV-Belegtransfer-Software an DATEV Unternehmen Online.
Gut zu wissen: Eine Eingangsrechnung ohne Projektzuordnung bleibt so lange in der Übersicht, bis du sie einem Projekt zuweist.