Willkommen bei OS/! Als Buchhalter/in bist du das finale Bindeglied in der Agentur.
OS/ unterstützt dich mit strukturierten Abrechnungsplänen, automatischen Prüfroutinen und intelligenten AI-Features, um fehlerhafte Buchungen oder vergessene Posten vor der Rechnungsstellung aufzudecken.
1. Wofür nutzt du OS/? (Auf einen Blick)
In OS/ steuerst du den gesamten Rechnungs- und Vorbereitungsprozess. Du beantwortest täglich drei Kernfragen:
Welche Projekte sind abrechenbar? (Abrechnungs-Pipeline & Fälligkeiten)
Stimmen die Abrechnungsdaten mit den erfassten Zeiten und Fremdkosten überein? (Prüfung)
Wie kommen die Daten sauber in die Buchhaltungssoftware? (Exporte & Schnittstellen, ggf. mit Vorkontierung)
2. Dein täglicher & monatlicher Workflow in der Buchhaltung
Schritt 1: Rechnungsfreigabe & Abrechnungs-Pipeline
Behalte den Überblick, welche Projekte zur Abrechnung anstehen.
Abrechnungs-Dashboard öffnen: Filtere nach Projekten, bei denen Meilensteine erreicht wurden, Teilrechnungen anstehen oder deren Budget nach Aufwand (Time & Material) abgerechnet werden kann.
Projektdetails prüfen: Kontrolliere die zugrundeliegenden Vereinbarungen – Festpreis, Abschlagszahlung, Stundenabrechnung oder Pauschale.
Freigaben einholen: Stelle sicher, dass die Projektleitung die Zeiten und Projektphasen für die Abrechnung freigegeben hat.
Schritt 2: Positions- & Fremdkostenprüfung
Kein Geld liegen lassen und Fehlbuchungen vermeiden.
Zeiten & Fremdkosten abgleichen: Überprüfe, ob alle zu berechnenden Fremdkosten (Freelancer, Lizenzen, Reisespesen) korrekt erfasst und dem Projekt zugewiesen wurden.
AI-Abrechnungscheck nutzen: Die OS/-AI prüft Rechnungsentwürfe automatisch auf Unstimmigkeiten und weist dich hin auf:
Vergessene Fremdkosten: Auslagen, die erfasst, aber noch nicht in den Rechnungsentwurf übernommen wurden.
Abweichende Stundensätze: Buchungen mit abweichenden Verrechnungssätzen oder Sondervereinbarungen.
Unvollständige Rechnungsdaten: Fehlende USt-IDs, abweichende Rechnungsadressen oder Kunden-PO-Nummern (Purchase Order).
Rechnung erstellen: Generiere die Ausgangsrechnung direkt in OS/ inklusive detailliertem Leistungsnachweis für den Kunden.
Schritt 3: Monatsabschluss & Buchhaltungs-Export
Sichere die saubere Übergabe an die Finanzbuchhaltung (z. B. DATEV).
Abschlussprüfungen durchführen: Stelle sicher, dass alle Ausgangsrechnungen des Monats finalisiert und verbucht sind.
Schnittstellen & Exporte nutzen: Übertrage die Rechnungsdaten, Kundendaten und Erlöskonten über die integrierten Exporte/Schnittstellen an euer externes Buchhaltungssystem.
Periodengerechte Abgrenzung (Konzepte): Gleiche Anzahlungen und Abschlagsrechnungen mit den tatsächlich erbrachten Leistungen zum Stichtag ab, um die GuV nicht zu verfälschen.
3. Die 3 wichtigsten Tipps für die Buchhaltung in OS/
Tipp 1 (Fremdkosten-Match): Lass keine Eingangsrechnung ohne Projektverknüpfung durchgehen. Nur wenn Dienstleister und Lizenzen einem Projekt in OS/ zugewiesen sind, können sie fehlerfrei an den Kunden weiterberechnet werden.
Tipp 3 (Kunden-POs im Blick behalten): Hinterlege Bestellnummern (PO-Nummern) der Kunden direkt in den Stammdaten oder im Projekt, damit du diese ohne langes Suchen auf jede Folgerechnung setzen kannst.