OS/ übergibt deine freigegebenen Eingangsrechnungen (ggf. vorkontiert) an DATEV Unternehmen online. In der Export-Übersicht siehst du, welche Belege noch nicht übergeben wurden, in der Export-Historie, was bereits bei DATEV angekommen ist.
So läuft der Export ab
Jeder Beleg durchläuft zwei Prüfungen:
Prüfung in OS/: Vor dem Export prüft OS/, ob der Beleg vollständig ist, zum Beispiel ob alle Freigaben vorliegen und IBAN und USt-IdNr. ein gültiges Format haben.
Prüfung in DATEV: Nach der Übergabe prüft DATEV den Beleg, zum Beispiel ob der Steuercode passt und die Buchungsperiode offen ist.
Wo du einen fehlerhaften Beleg findest, hängt davon ab, an welcher Stelle er gescheitert ist:
Beleg scheitert … | Du findest ihn in … | Status |
bei der Prüfung in OS/ | der Export-Übersicht | Beleg wurde nicht an DATEV gesendet |
bei der Prüfung in DATEV | der Export-Historie | Beleg wurde gesendet, DATEV hat ihn abgelehnt |
Tipp: Fehlt ein Beleg in DATEV, schau zuerst in die Export-Übersicht. Steht er dort, hat OS/ ihn noch nicht gesendet. Steht er in der Export-Historie, hat DATEV ihn abgelehnt.
Export-Übersicht
Hier siehst du alle Eingangsrechnungen, die noch nicht an DATEV übergeben wurden. Dazu gehören:
Belege, die bei der Prüfung in OS/ gescheitert sind,
beim Offline-Export: Belege, die bereit sind und darauf warten, dass du sie als ZIP-Datei exportierst.
Export-Historie
Unter der Export Historie siehst du alle Belege, die OS/ an DATEV gesendet hat, mit Exportdatum und Status. Hat DATEV einen Beleg abgelehnt, steht er hier mit der Fehlermeldung von DATEV unter "Logs & Status".
Nach einem erfolgreichen Export ist der Beleg in OS/ GoBD-konform festgeschrieben. Korrekturen nimmst du in DATEV Unternehmen online bis zum Periodenabschluss vor.
Voraussetzungen für den Export
Die DATEV-Integration ist in OS/ aktiv und verbunden.
Die DATEV-Berechtigungen sind vergeben (siehe DATEV Berechtigungen für den OS/ Belegtransfer).
Der Kontenrahmen in OS/ stimmt mit den Konten und BU-Codes in DUO überein (siehe Pre-Accounting (Vorbuchhaltung)).
Beim Offline-Export: Der DATEV-Belegtransfer ist eingerichtet (siehe Einrichtung DATEV-Belegtransfer).
Gründe, warum ein Beleg nicht exportiert werden kann
Problem | Wo sichtbar | So behebst du es |
Freigabe fehlt. Buchhaltungs- oder Projektfreigabe ist nicht erteilt. Bei Rechnungen mit mehreren Projekten fehlt die Freigabe eines Projekts. | Journal Eingangsrechnungen | Fehlende Freigabe erteilen lassen. |
Bruttobetrag 0,00 €. DATEV nimmt keine Belege ohne Betrag an. | Export Übersicht | Betrag korrigieren. Ist der Beleg wirklich 0,00 € (z. B. kostenlose Lizenz), gehört er nicht in die Buchhaltung in OS/. |
IBAN fehlt oder hat ein ungültiges Format. | Export Historie | IBAN beim Lieferanten in OS/ Contacts prüfen und korrigieren. |
USt-IdNr. hat ein ungültiges Format. | Export Historie | USt-IdNr. beim Kontakt prüfen. Eine deutsche USt-IdNr. hat das Format DE + 9 Ziffern, ohne Leerzeichen. |
DATEV-Integration nicht aktiv | Export Übersicht | Integration unter Workspace-Einstellungen › Integrationen prüfen und neu verbinden. |
Steuercode passt nicht zu DATEV. Der BU-Code im Kontenrahmen von OS/ existiert in DATEV nicht oder passt nicht zum Steuersatz der Rechnung. | Export Historie | BU-Code im Kontenrahmen von OS/ mit dem Steuerberater abgleichen. |
Rechnung aus dem Vorwirtschaftsjahr. Das Belegdatum liegt in einem Wirtschaftsjahr, das in DATEV noch nicht angelegt oder bereits festgeschrieben ist. | Export Übersicht | Mit dem Steuerberater klären, ob die Periode in DATEV geöffnet werden kann, oder den Beleg dort manuell erfassen lassen. |
Häufige Fragen
Ein Beleg ist freigegeben, steht aber nicht in DATEV.
Prüfe die Export-Übersicht. Steht der Beleg dort, ist er an einer Prüfung in OS/ gescheitert, zum Beispiel, weil er aus dem Vorwirtschaftsjahr ist. Steht er in der Export-Historie, hat DATEV ihn abgelehnt.
Ich habe den Fehler korrigiert. Muss ich den Beleg neu exportieren?
Ja, ist das Problem behoben musst du den Export nochmal neu anstoßen.