OS/ übergibt deine Ausgangsrechnungen mit Debitorennummer, Ertragskonto und Steuercode an DATEV Unternehmen online. Dein Steuerberater erhält fertig kontierte Belege, und du wertest deine Erlöse in DATEV nach Leistungen aus.
Was OS/ an DATEV übergibt
Daten | Herkunft in OS/ |
Rechnungsdokument (PDF bzw. ZUGFeRD-E-Rechnung) | Ausgangsrechnung im Projekt |
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge | Ausgangsrechnung |
Debitorennummer | Kunde in OS/ Contacts |
Ertragskonto und BU-Code | Kontenrahmen, je Leistung |
Kostenstelle (KOST1) | Geschäftsbereich des Projekts |
Kostenträger (KOST2) | Projekt |
Ertragskonten je Leistung
Im Kontenrahmen unter OS/ Workspace Settings › Services hinterlegst du für jede Leistung ein Ertragskonto. Enthält eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Ertragskonten, erstellt OS/ automatisch eine Belegaufteilung für DATEV. Positionen mit demselben Ertragskonto fasst OS/ zusammen.
Beispiel: Eine Rechnung enthält 8.000 € Konzeption und 2.000 € Mediaschaltung. Beide Leistungen haben unterschiedliche Ertragskonten. DATEV erhält einen Beleg mit zwei Buchungszeilen, sodass du die Erlöse getrennt auswertest.
Wann wird eine Ausgangsrechnung exportiert?
Rechnungsentwürfe werden nicht exportiert. Du kannst sie vorbereiten und mit dem Kunden abstimmen, bevor sie an DATEV gehen.
Mit API-Anbindung: OS/ übergibt die Rechnung nach Ausstellung automatisch.
Mit Offline-Export: Du exportierst die Rechnungen als ZIP-Datei und überträgst sie per DATEV-Belegtransfer (siehe Einrichtung DATEV-Belegtransfer).
Rechnungen, die noch nicht übergeben wurden, findest du im Ausgangsrechnungsjournal und in der Export-Übersicht. Übergebene Rechnungen stehen in der Export-Historie.
Nach dem Export
Nach dem Export ist die Ausgangsrechnung in OS/ GoBD-konform festgeschrieben und lässt sich nicht mehr ändern.
Rechnung korrigieren oder stornieren: Erstelle in OS/ eine Gutschrift zur Rechnung. Eine Gutschrift über 100 % entspricht einem Storno. Die Gutschrift wird wie eine Rechnung an DATEV übergeben. Anschließend erstellst du bei Bedarf eine neue, korrigierte Rechnung.
Mehrere Firmen in einem Workspace
Arbeitest du mit Geschäftsbereichen als eigenständige Firma (Multimandanten-Setup), hat jeder Geschäftsbereich ein eigenes FiBu-Ziel. OS/ übergibt die Ausgangsrechnungen an den DATEV-Mandanten der jeweiligen Firma.
Häufige Gründe, warum eine Ausgangsrechnung nicht exportiert wird
Problem | Wo sichtbar | So behebst du es |
Steuercode passt nicht zu DATEV, zum Beispiel bei Rechnungen an Kunden im EU-Ausland ohne gültige USt-IdNr. | Export Historie | USt-IdNr. des Kunden prüfen, BU-Code im Kontenrahmen mit dem Steuerberater abgleichen. |
USt-IdNr. hat ein ungültiges Format. | Export Historie | USt-IdNr. beim Kunden korrigieren, ohne Leerzeichen. |
Rechnung aus dem Vorwirtschaftsjahr. Das Rechnungsdatum liegt in einer Periode, die in DATEV festgeschrieben oder nicht angelegt ist. | Export Übersicht | Mit dem Steuerberater klären. |
DATEV-Integration nicht aktiv oder Verbindung abgelaufen. | Export Übersicht | Integration unter Workspace-Einstellungen › Integrationen neu verbinden. |
Rechnungsbetrag 0,00 € | Export Übersicht | Rechnung prüfen. Eine Rechnung ohne Betrag gehört nicht in die Buchhaltung. |
Häufige Fragen
Die Rechnung ist versendet, steht aber nicht in DATEV.
Prüfe die Export-Übersicht. Steht die Rechnung dort, ist sie an einer Prüfung in OS/ gescheitert. Steht sie in der Export-Historie, hat DATEV sie abgelehnt.
Ich habe eine Rechnung mit falschem Betrag exportiert.
Erstelle eine Gutschrift über 100 % und anschließend eine neue Rechnung mit dem richtigen Betrag.