Wenn deine Kontakte vollständig gepflegt sind, ziehen Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen und der DATEV-Export die richtigen Daten automatisch. Du pflegst jeden Kontakt einmal in OS/ Contacts, und OS/ verwendet die Angaben überall dort, wo sie gebraucht werden.
Kontaktarten
Einen Kontakt legst du als Person, Unternehmen oder Freelancer an. Ein Kontakt kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, zum Beispiel eine Partneragentur, die du beauftragst und der du selbst Leistungen in Rechnung stellst.
Kontakte, die du nicht mehr brauchst, deaktivierst du. OS/ löscht sie aus GoBD Compliance Gründen nicht, damit Projekte, Rechnungen und Belege nachvollziehbar bleiben.
Kunden: diese Angaben braucht die Buchhaltung
Feld | Wofür OS/ es nutzt |
Kundenkürzel | Basis der Projekt-ID. Aus dem Kürzel „FK“ entsteht zum Beispiel die Projekt-ID FK26_CS08. Das Kürzel ist eindeutig und sollte nach dem ersten Projekt nicht mehr geändert werden. |
Debitorennummer | Personenkonto des Kunden in DATEV. OS/ übergibt sie mit jeder Ausgangsrechnung. |
Rechnungsanschrift | Erscheint auf Angebot und Rechnung und in der XML-Datei der E-Rechnung. Für Zusätze wie Kostenstelle oder Abteilung des Kunden nutzt du die zusätzliche Adresszeile. |
USt-IdNr. | Erscheint automatisch auf deinen Rechnungen. Bei Kunden im EU-Ausland ist sie Voraussetzung für Rechnungen ohne deutsche Umsatzsteuer (Reverse Charge). |
Zahlungsziel | Wird in Rechnungen übernommen und bestimmt die Fälligkeit im Cashflow Report. |
Verantwortlicher Mitarbeiter | Ansprechpartner in deinem Team für diesen Kunden. |
Kontaktgruppe | Fasst Kunden für Auswertungen zusammen, zum Beispiel nach Branche oder Holding. |
Lieferanten und Freelancer: diese Angaben braucht die Buchhaltung
Feld | Wofür OS/ es nutzt |
Kreditorennummer | Personenkonto des Lieferanten in DATEV. OS/ übergibt sie mit jeder Eingangsrechnung. |
Zahlungsziel | Bestimmt die Fälligkeit jeder Eingangsrechnung dieses Lieferanten im Cashflow Report. |
Skonto | In strukturierten Feldern, zum Beispiel 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 8 Tagen, netto bei 30 Tagen. |
Bankverbindung | IBAN und BIC für die Zahlung. |
USt-IdNr. | Für die Prüfung von Eingangsrechnungen, insbesondere bei Lieferanten im EU-Ausland. |
Aufwandskonto | Kann aus dem angelegten Konto in der Vorkontierung ausgewählt werden. |
Debitoren- und Kreditorennummern
Damit dein Steuerberater in DATEV nichts nachpflegen muss, braucht jeder Kunde eine Debitorennummer und jeder Lieferant eine Kreditorennummer. Übernimm die Nummern aus DATEV oder stimme den Nummernkreis mit deinem Steuerberater ab. Üblich sind 10000–69999 für Debitoren und 70000–99999 für Kreditoren (SKR03/SKR04 mit fünfstelligen Sachkonten).
Kreditor- und Debitorennummern müssen manuell im Kontakt angelegt werden.
Kontakte importieren
Für Neukunden:
Bestehende Kontakte können per Excel-Import, inklusive Kunde/Lieferant/Freelancer-Kennzeichen, Tags, Kundenkürzel, Debitoren- und Kreditorennummern etc. importiert werden. Bitte wende dich diesbezüglich an das OS/ Team.
Alternativ ziehst du die Datei in OS/ AI und schreibst zum Beispiel: „Importiere die angehängten Firmenkontakte.“ OS/ AI übernimmt Zuordnung der Spalten und Anlage.
Lücken in den Stammdaten finden
OS/ AI zeigt dir, wo Angaben fehlen. Beispiele:
„Welche Kunden haben keine Debitorennummer?“
„Liste alle Lieferanten ohne Kreditorennummer als Excel.“
„Ergänze die USt-IdNr. für diese Kontakte.“
Fehlende Angaben ergänzt du direkt im Chat.