OS/ verarbeitet E-Rechnungen in beide Richtungen. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch ausgelesen, und deine Ausgangsrechnungen erstellst du direkt als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. So erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen und musst keine Rechnungsdaten abtippen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Ein PDF, ein Scan oder ein Foto zählt nicht dazu, auch wenn es per E-Mail kommt.
In Deutschland gibt es zwei verbreitete Formate:
Format | Aufbau | Typischer Einsatz |
ZUGFeRD | PDF mit eingebetteter XML-Datei (hybrid). Menschen lesen das PDF, Software liest die XML. | Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) |
XRechnung | Reine XML-Datei ohne Sichtansicht | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) |
Bei beiden Formaten ist die XML-Datei rechtlich maßgeblich. Das PDF bei ZUGFeRD dient nur der Lesbarkeit.
Gesetzlicher Rahmen
Ab | Was gilt |
1. Januar 2025 | Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000€ Vorjahresumsatz müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. |
1. Januar 2028 | Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen. |
OS/ deckt beide Seiten ab: den Empfang ebenso wie den Versand.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Kläre Sonderfälle mit deinem Steuerberater.
Eingangsrechnungen
So kommen E-Rechnungen in OS/
Du kannst E-Rechnungen über jeden Erfassungsweg in OS/ übernehmen:
Buchhaltungsmaske: direkter Upload in der Buchhaltung
Im Projekt: Upload direkt in den Eingangsrechnungen eines Projekts
E-Mail-Rechnungs-Inbox: Sende deine Belege an die Inbox-Adresse deines Workspaces, und OS/ legt die Anhänge automatisch als Eingangsrechnung an (siehe Einrichtung der E-Mail-Rechnungs-Inbox)
Integrationen: zum Beispiel Pleo
Automatisches Auslesen
OS/ erkennt E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und übernimmt die strukturierten Daten aus der XML-Datei direkt in die Eingangsrechnung. Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Zahlungsziel und Beträge sind beim Öffnen bereits ausgefüllt. Du prüfst die Angaben, ordnest das Projekt zu und gibst den Beleg frei.
Belege ohne XML-Daten (PDF, Scan, Foto) liest die Beleg-OCR von OS/ aus. Auch hier landen die Daten vorausgefüllt in der Eingangsrechnung.
Die XML-Datei ist maßgeblich
Für die GoBD und das Finanzamt gilt bei einer E-Rechnung die XML-Datei als Original. Weicht das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung inhaltlich von der XML ab, zählt die XML. Kläre solche Abweichungen mit dem Lieferanten.
OS/ archiviert bei E-Rechnungen den XML-Datensatz als führendes Dokument.
Freigabe und Übergabe an DATEV
E-Rechnungen durchlaufen denselben Freigabe-Workflow wie alle Eingangsrechnungen:
Buchhaltungsfreigabe: Die Buchhaltung prüft die formalen und gesetzlichen Anforderungen.
Projektfreigabe: Der Projektleiter bestätigt, dass die Kosten zum Projekt gehören, die Leistung erbracht wurde und die Zahlung freigegeben ist.
Erst nach beiden Freigaben geht der Beleg an DATEV: bei der API-Anbindung sofort, beim Offline-Export über die ZIP-Datei für den DATEV-Belegtransfer.
Ausgangsrechnungen
E-Rechnungen erstellen
Ausgangsrechnungen erstellst du in OS/ direkt im Projekt. OS/ erzeugt die Rechnung als ZUGFeRD-Datei: ein PDF für deinen Kunden mit eingebetteter XML-Datei für dessen Buchhaltungssoftware. Jede Ausgangsrechnung ist immer automatisch im ZUGFeRD Format.
Das gilt für alle Rechnungstypen in OS/, also auch für Teilrechnungen, Schlussrechnungen und Gutschriften.
Diese Angaben braucht eine gültige E-Rechnung
Die XML-Datei wird aus deinen Stammdaten in OS/ befüllt. Damit jede E-Rechnung vollständig ist, pflege vorab:
Im Workspace (eigene Firmendaten)
vollständige Firmenanschrift
USt-IdNr.
E-Mail Adresse und Telefonnummer
Bankverbindung (IBAN, BIC)
Beim Kunden in OS/ Contacts
vollständige Rechnungsanschrift, bei Bedarf mit zusätzlicher Adresszeile (z. B. Kostenstelle)
USt-IdNr. des Kunden
Zahlungsziel
E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand
Ggf. Lieferantennummer
Fehlt eine Pflichtangabe, kann die Software deines Kunden die E-Rechnung ablehnen.
Mehrere Firmen in einem Workspace
Arbeitest du mit Geschäftsbereichen als eigenständige Firma (Multimandanten-Setup), erstellt OS/ die E-Rechnung mit den Firmendaten des jeweiligen Geschäftsbereichs: eigene Anschrift, eigene USt-IdNr., eigenes Rechnungsdokument. Mehr dazu im Artikel zu Geschäftsbereichen.
Checkliste: Einrichtung für E-Rechnungen
Firmendaten im Workspace vollständig (Anschrift, USt-IdNr., Bankverbindung)
Bei Multimandanten-Setup: Firmendaten je Geschäftsbereich gepflegt
Kundenkontakte mit vollständiger Rechnungsanschrift und USt-IdNr.
Lieferanten in OS/ Contacts angelegt, damit Eingangsrechnungen automatisch zugeordnet werden
E-Mail-Rechnungs-Inbox eingerichtet
DATEV-Anbindung eingerichtet (API oder Belegtransfer)
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF enthält keine strukturierten Daten. OS/ liest es trotzdem per Beleg-OCR aus, rechtlich zählt es aber nicht als E-Rechnung.
Was passiert, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung unterschiedliche Beträge zeigen?
Die XML-Datei ist verbindlich. Prüfe die Abweichung und kläre sie mit dem Lieferanten, bevor du den Beleg freigibst.
Kann ich eine exportierte E-Rechnung in OS/ noch ändern?
Nein. Nach dem Export an DATEV ist der Beleg in OS/ GoBD-konform festgeschrieben. Korrekturen sind in DATEV Unternehmen Online bis zum Periodenabschluss möglich. Eine Ausgangsrechnung stornierst du in OS/ über eine Gutschrift (100 % Gutschrift = Storno).