Dein OS/ Workspace kann unter {eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloud E-Mails empfangen und die jeweiligen Anhänge als Eingangsrechnungen erfassen.
So richtest Du Deine E-Mail Inbox ein:
Workspace ID
Als allererstes brauchst Du die Workspace ID. Diese findest Du unter Workspace Einstellungen / Basisinformation
Aus dieser setzt sich deine OS/ E-Mail wie folgt zusammen:
{eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloud
Deine Weiterleitungs Möglichkeiten
Damnit, du {eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloud nicht an eure Lieferanten kommunizieren musst, habt ihr eine Reihe von Weiterleitungsmöglichkeiten:
Manuelle Weiterleitung
Bei der manuellen Weiterleitung forwardest du einfach jede Eingangsrechnung an {eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloud. Die Eingangsemail kannst du im Anschluss archivieren.
Automatische Weiterleitung
Alternativ kannst Du wie unter "Email Weiterleitung" beschrieben eine Weiterleitung konfigurieren. Jede Email, die so an invoice@{deine.firma} geht, wird automatisch an {eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloud gesendet und verarbeitet.
Automatische Weiterleitung mit Zwischenspeicher
Eine Variante ist, den E-Mail-Eingang an invoice@{deine.firma} bsp. in einer Google Group zu sammeln und automatisch weiterzuleiten, bsp. über eine Google Group. So behältst du die Kontrolle über den E-Mail-Eingang und profitierst von der automatischen Weiterleitung.
Einrichten der Email Weiterleitung
Wir empfehlen Dir, eine E-Mail-Weiterleitung einzurichten:
invoice@{deine.firma} > {eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloud
So hast Du Deine individuelle E-Mail Adresse mit automatischer Weiterleitung zu OS/.
Wenn Du nicht weißt, wie, frage einfach Deinen Systemadministrator. So kannst Du den Rechnungsempfang von euren Lieferanten einfach automatisieren oder interne E-Mails einfach in den Rechnungseingang weiterleiten.
Bitte beachte!
Alle Anhänge, die Deiner E-Mail hinzugefügt sind, werden automatisch in OS/ als Eingangsrechnung erfasst. Daher ist es wichtig, nicht benötigte Anhänge vor der Weiterleitung zu löschen oder diese in OS/ zu stornieren.
Google Workspace
Mit Google Workspace empfehlen wir euch eine Gruppenadresse zu erstellen, die automatisch an jeden internen und externen ({eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloud) Empfänger weitergeleitet wird.
So kannst du die Gruppenadresse einrichten:
Gehe zu deiner Admin-Konsole:
https://admin.google.comGehe dann zum Verzeichnis → Gruppen → Gruppe erstellen
Gruppenname: z. B. „Accounting Inbox”
Gruppen-E-Mail: z. B.
accounting@{yourdomain.com}
Nach der Erstellung:
Klicke auf den Gruppennamen → Gruppeneinstellungen.
Aktiviere unter „Wer kann Beiträge veröffentlichen?“ die Option „Jeder im Internet“ oder „Jeder in der Organisation“, je nachdem, wer E-Mails senden soll.
Füge dann unter „Mitglieder“ die externe E-Mail-Adresse eurer Inbox als Mitglied hinzu (
{eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloud).Stelle unter den „Einstellungen“ → „Berechtigungen“ → „Beiträge veröffentlichen“ sicher, dass „Öffentlich“ oder „Jeder im Internet“ bei Bedarf senden kann.
Einstellungen speichern.
Jetzt werden alle E-Mails, die an
accounting@{yourdomain.com} gesendet werden, automatisch an{eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloudweitergeleitet – ohne dass ein Postfach oder eine Lizenz erforderlich ist.
Die Weiterleitung per Client-Automatisierung ist nicht möglich, sofern diese eine Bestätigung des Empfängers ({eure-workspace-id}@invoice-mail.goos.cloud) benötigt.