Die Integration zwischen OS/ und DATEV verbindet dein operatives Projektgeschäft direkt mit deiner Finanzbuchhaltung. Anstatt Belege manuell zu sortieren, Daten doppelt einzupflegen oder Rechnungen per E-Mail an das Steuerbüro zu schicken, sorgt die Schnittstelle für einen automatisierten, fehlerfreien Datenfluss in Echtzeit.

1. Das Grundprinzip der Schnittstelle

OS/ dient als führendes System für dein Projektmanagement, die Zeiterfassung und die Angebotserstellung. Sobald ein kaufmännischer Prozess abgeschlossen ist (z. B. ein Freigabeprozess einer Eingangsrechnung oder das Erstellen einer Ausgangsrechnung), werden die Belege und Buchungssätze über die DATEV Rechnungsdatenservice / Online API direkt an DATEV Unternehmen online (DUO) oder das DATEV Rechnungswesen übergeben.

Einheitliches Datenmodell: Stammdaten wie Debitoren (Kunden) und Kreditoren (Lieferanten) werden synchron gehalten.
GoBD-Konformität: Rechnungen und Belege werden im Original-Format inkl. aller relevanten Metadaten fälschungssicher übertragen.
Vorkontierung: Erlöskonten, Aufwandskonten und Steuer-Codes (BU-Codes) werden direkt in OS/ zugewiesen.

2. Die Kernfunktionen im Überblick

Ausgangsrechnungen & Erlöse (Debitoren)

Sobald du in OS/ ein Projekt abrechnest und eine Ausgangsrechnung finalisierst:

Wird die PDF-Rechnung sowie der dazugehörige Buchungssatz automatisch an DATEV übertragen.
Verwendet OS/ die in den Services und Angeboten hinterlegten Erlöskonten.
Wird dem Kunden die entsprechende Debitorennummer aus OS/ zugewiesen.

Eingangsrechnungen & Belegtransfer (Kreditoren)

Eingangsrechnungen durchlaufen in OS/ den Prüf- und Freigabeprozess:

Automatische Erkennung: OS/ liest die Belegdaten aus.
Freigabe-Workflow: Nur freigegebene Belege fließen in die Buchhaltung.
Vorsicht bei "Skip": Wenn ein Beleg in der Erfassung übersprungen ("geskippt") wird, wird er direkt an DATEV weitergeleitet, ohne in OS/ einem Projekt zugewiesen zu werden.

Vorkontierung & Steuercodes

Damit der Export reibungslos funktioniert, greift OS/ auf deinen individuellen Kontenplan (z. B. SKR03 oder SKR04) zu:

Steuer-Keys (BU-Codes): In den Kontenplan-Einstellungen von OS/ hinterlegte BU-Codes müssen exakt mit deinen DATEV-Einstellungen übereinstimmen.
Services & Erlöskonten: Bei aktivierter Schnittstelle kannst du deinen Leistungspositionen direkt die passenden Erlöskonten zuweisen.

3. Typische Workflows im Alltag

Bezahlstatus abgleichen:

Nach dem Überweisen von Rechnungen über DATEV wird der Bezahlstatus sowie das Bezahldatum im Nachgang in OS/ manuell gepflegt, um das projektbezogene Cashflow-Monitoring aktuell zu halten.

Kunden- und Lieferanten-Stammdaten:
Kannst du im jeweiligen Kontakt under OS/ Contacts hinterlegen

Debitoren = Deine Kunden in OS/
Kreditoren = Deine Dienstleister/Lieferanten in OS/

4. Best Practices & Fehlervermeidung

Keine Sonderzeichen in Referenzen: Vermeide Sonderzeichen wie Gedankenstriche (–) in PO-Nummern, da DATEV diese beim Import ablehnen kann. Achte auch auf die richtige Formierung der IBAN und USt-ID in den Kontaktdaten.
Steuercodes abgleichen: Sollte ein Export abbrechen (z. B. mit der Meldung buCode entspricht nicht der Spezifikation), prüfe unter Einstellungen > Kontenplan, ob die BU-Codes in OS/ und DATEV übereinstimmen.
Änderung der Beraternummer: Bei einem Wechsel deiner DATEV-Beraternummer kannst du den Zugriffstoken unter Workspace-Einstellungen > Integrationen > DATEV via Revoke Token zurücksetzen und neu verknüpfen.

Weiterführende Artikel & Setup-Guides

Für die Ersteinrichtung und spezifische Berechtigungen nutze bitte unsere detaillierten Anleitungen:

Häufig gestellte Fragen

Fragen	Antworten
Wo sind die notwendigen Rechte für die Aktivierung dokumentiert?	Die Anleitung und Berechtigungen für den Belegtransfer findest du in der DATEV-Berechtigungs-Guideline.
Warum tauchen Belege mehrfach in der Export-Historie auf?	Mögliches Szenario: Belege wurden beim Erfassen "geskippt" (ohne OS/-Verarbeitung direkt zu DATEV gesendet) und später erneut hochgeladen und verarbeitet. Hinweis: Der "Skip"-Button löscht nicht, sondern exportiert direkt.
Was bedeutet die Fehlermeldung: "Element buCode entspricht nicht der Spezifikation"?	Ein Steuercode stimmt nicht überein. Prüfe unter Vorkontierung in den Einstellungen, ob die eingetragenen BU-Codes mit deiner DATEV-Konfiguration übereinstimmen.
Warum lassen sich Rechnungen nicht zu DATEV exportieren?	Prüfe, ob die in OS/ konfigurierten Steuercodes exakt mit denen in DATEV matchen. Abweichende Codes blockieren den Export.
Muss der Bezahlstatus von Rechnungen in OS/ manuell angepasst werden?	Ja. Wenn Überweisungen über DATEV getätigt werden, muss das Bezahldatum in OS/ im Nachgang manuell eingetragen werden.
Warum taucht eine Ausgangsrechnung nicht in DATEV auf?	Möglicherweise hat DATEV den Export abgelehnt (z. B. durch Sonderzeichen wie „–“ in der PO-Nummer). Prüfe in der Export-Historie der Ausgangsrechnungen die Fehlermeldungen.
Wo finde ich bei den Services das Feld für das Erlöskonto?	Für die Vorkontierung muss die DATEV Online API Schnittstelle aktiviert sein, da sie OS/ mit DATEV Rechnungswesen verbindet.
Wie ändere ich eine neue Beraternummer in der DATEV-Integration?	Unter Workspace-Einstellungen > Integrationen bei der DATEV Online Integration auf die drei Punkte klicken, "revoke Token" wählen und anschließend die neue Beraternummer eintragen sowie neu aktivieren.

Verwandte Artikel

So arbeitet OS/ mit DUO zusammen