In OS/ gibt es zwei Wege, um Kosten und Zeiten von Freelancern korrekt zu erfassen. Die Wahl der richtigen Methode sorgt dafür, dass Projektkosten nicht doppelt gebucht werden und die Buchhaltung reibungslos verläuft.
1. Welches Modell ist das richtige?
Merkmal | Modell A: Projektbezogene Freelancer (Standard) | Modell B: Feste Freie / Zeitabrechnung |
Zeiterfassung in OS/ | Nein | Ja (wie interne Mitarbeitende) |
Kostenerfassung | Über Eingangsrechnungen / Belege | Über erfasste Arbeitszeiten |
Projektbuchung der Rechnung | Rechnung wird auf das Projekt gebucht | Rechnung geht direkt an DATEV (nicht aufs Projekt) |
Einsatzbereich | Punktuelle, projektbezogene Beauftragungen | Regelmäßige Mitarbeit mit eigener Zeiterfassung |
2. Modell A: Standard-Freelancer (Abrechnung über Eingangsrechnungen)
Bei gelegentlichen oder rein projektbezogenen Beauftragungen werden die Kosten ausschließlich über die eingehenden Rechnungen des Freelancers erfasst.
Einrichtung & Ablauf:
Kontakt anlegen: Navigiere zu OS/ Contacts und erstelle einen neuen Kontakt für den Freelancer.
Geschäftsbeziehung festlegen: Wähle als Geschäftsbeziehung Freelance aus.
Automatische Belegzuordnung: Durch die Verknüpfung können hochgeladene Eingangsrechnungen künftig automatisch diesem Freelancer-Kontakt zugewiesen und direkt auf das entsprechende Projekt gebucht werden.
3. Modell B: Feste Freie mit Zeiterfassung (Vermeidung von Doppelbuchungen)
Wenn feste freie Mitarbeitende eigene Arbeitszeiten auf Projekte buchen, entstehen die Projektkosten bereits durch die erfassten Stunden. Würde man zusätzlich deren Monatsrechnung auf das Projekt buchen, wären die Kosten doppelt erfasst.
Einrichtung & Ablauf:
User anlegen: Der Freelancer wird in OS/ analog zu internen Mitarbeitenden angelegt, damit Zugriff auf die Zeiterfassung besteht.
Kostensatz konfigurieren: Bei festen Freien gilt: Arbeitgeber-Netto = Arbeitgeber-Brutto (da keine Lohnnebenkosten wie Sozialabgaben anfallen). Trage hier den vereinbarten Kostensatz ein.
Eingangsrechnungen behandeln: Eingehende Rechnungen dieser festen Freien dürfen in OS/ nicht auf Projekte gebucht werden. Sie werden lediglich erfasst und laufen für die Buchhaltung direkt durch zu DATEV.
💡 Tipps & Tricks für die Praxis
Doppelbuchungen vermeiden: Prüfe vor dem Zuordnen einer Eingangsrechnung immer, ob die betreffende Person bereits Zeiten auf das Projekt gebucht hat. Wenn ja, darf die Rechnung nur als reine Aufwandsposition für DATEV verarbeitet werden.
Rechnungsprüfung leicht gemacht: Vergleiche am Monatsende die im Work Log erfassten Stunden des festen Freien mit der eingereichten Rechnung, bevor diese an DATEV freigegeben wird.