Nach der Erfassung durchläuft die Eingangsrechnung einen zweistufigen Freigabeprozess:
"Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen"
Das ist der Regler für die Buchhaltung und es kann nur der, der die Rechte bekommt, diesen Regler anschalten.
Die Buchhaltungs-Freigabe („Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen“) bestätigt, dass die Eingangsrechnung den legalen und steuerlichen Anforderungen (in Deutschland den GoBD) entspricht, alle Pflichtangaben enthält und dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer übergeben werden kann.
"Freigaben"
Dieser Regler wird durch den Projektleiter oder Supervisor aktiviert.
Die Projektfreigabe bestätigt, dass die Kosten dem richtigen Projekt zugeordnet sind, die Leistung einwandfrei erbracht wurde und die Rechnung bezahlt werden kann.
Sobald die Buchhaltung, sowie der Projektleiter die Rechnung freigeben haben, kann die Eingangsrechnung an das Buchhaltungssystem (z. B. DATEV Unternehmen online) exportiert werden. Wie du den DATEV-Belegtransfer einrichtest erfährst du unter: https://support.goos.cloud/de/articles/6772695-einrichtung-datev-belegtransfer
Beachte: Bei Rechnungsanlagen mit mehreren verschiedenen Projekten muss der Projektleiter/ -supervisor jede einzelne Rechnung freigeben. Erst wenn die Freigabe der Rechnung auf allen Projekten erfolgt ist, kann die Rechnung an die DATEV Unternehmen Online übergeben werden.