Mit OS/ erstellst du im Handumdrehen professionelle, kaufmännisch fundierte Angebote direkt aus deiner Projektkalkulation. In diesem Artikel erfährst du, wie du Angebote strukturierst, individuell anpasst und erfolgreich an deine Kund:innen ausspielst.
1. Voraussetzungen & Datenbasis
Ein Angebot in OS/ basiert immer auf der Budget-Kalkulation deines Projektes. Bevor du dein Angebot exportierst, stelle folgende Punkte sicher:
Kunde & Ansprechpartner: Der Kunde ist in OS/ angelegt. In den Projekteinstellungen ist der konkrete Kundenkontakt als Ansprechpartner ausgewählt.
Adresse: Unter den Kundenstammdaten ist die gewünschte Rechnungs- bzw. Angebotsadresse als Main-Adresse definiert.
Services & Sätze: Deine Kalkulationspositionen (Stundensätze, Leistungen, Fremdkosten) sind im Budget vollständig angelegt.
2. Angebot aus der Kalkulation generieren
Du musst ein Projekt nicht neu anlegen, um weitere Angebote oder Überarbeitungen zu erstellen. Standardmäßig werden alle aktiven Positionen deiner Kalkulation berücksichtigt.
So erstellst du ein Angebot:
Navigiere in deinem Projekt zum Reiter Kalkulation / Budget.
Stelle sicher, dass alle Positionen, die im Angebot erscheinen sollen, auf Aktiv geschaltet sind.
Klicke auf Angebot erstellen (bzw. Exportieren).
Titel anpassen: Vor dem finalen Export kannst du den Titel des Angebots frei festlegen (z. B. „Angebot Relaunch Phase 1“).
Tipp für Teilangebote: Möchtest du nur bestimmte Sektionen oder Abschnitte anbieten, kannst du Angebote auch direkt auf Ebene einzelner Gliederungspunkte generieren.
3. Positionen strukturieren & Darstellungsformen
Je nachdem, wie transparent ihr eure Preise gegenüber Kunden kommunizieren möchtest, bietet OS/ verschiedene Darstellungsarten:
Itemized (Detaillierte Einzelpositionen): Alle Leistungszeilen (Mengen, Stundensätze, Einzelpreise) werden einzeln aufgelistet.
Flat-Rate (Pauschalierte Sektionen): Über die Funktion Make Item Flat-Rate fasst du Unterpositionen zu einer Gesamtsumme für den Gliederungspunkt zusammen. Die Einzelpreise der Unterzeilen werden ausgeblendet, während die Beschreibung sichtbar bleibt.
Rabatte & Markups: Rabatte können als prozentuales Markup auf einzelne Leistungen angewendet oder als eigene Minus-Position im Budget angelegt werden. (Hinweis: Minus-Positionen können bei der Abrechnung zu 100 % berücksichtigt werden).
4. Revisionssicherheit & Versionierung
Sobald du ein Angebot in OS/ erstellst und exportierst, wird automatisch eine Angebotsversion im System eingefroren.
Historie: Unter den Dokumentenanzeigen des Projekts kannst du jederzeit auf vorherige Versionen zugreifen.
Flexibilität: Änderungen am laufenden Budget überschreiben nicht das bereits versendete Angebot. So bleibt genau nachvollziehbar, was der Kundschaft zu welchem Zeitpunkt angeboten wurde.
Weiterführende Links im Helpcenter
Häufig gestellte Fragen
Fragen | Antworten |
Wie integriere ich einen Ansprechpartner im Adresskopf? | Wähle in den Projekteinstellungen den Kundenkontakt als Ansprechpartner aus. Dieser muss zuvor unter OS/ Contacts angelegt sein oder wird direkt in der Maske angelegt. |
Wie kann ich dem Angebot einen individuellen Titel geben? | Der Titel des Angebots kann individuell angepasst werden, bevor du das Angebot exportierst. |
Muss ich für ein weiteres Angebot im selben Projekt ein neues Projekt anlegen? | Nein. Du kannst im selben Projekt beliebig viele Angebote exportieren. Es werden immer die aktiven Gliederungspunkte/Positionen berücksichtigt. Zudem können Angebote auch für einzelne Gliederungspunkte erstellt werden. |
Wie kann ich Angebote an verschiedene Ansprechpartner senden? | Wenn die Adresse gleich bleibt, ändere einfach kurz vor dem Export des jeweiligen Angebots den Ansprechpartner in den Projekteinstellungen. |
Wo kann ich eine nach dem Angebot erhaltene Kundenbestellung hinterlegen? | Das kalkulierte Budget und das generierte Angebot stehen in OS/ stellvertretend für die Bestellung. Optional kann eine Auftragsbestätigung generiert werden. |
Warum werden mir einzelne Positionen nicht im Angebot angezeigt? | Prüfe, ob die Position deaktiviert wurde oder ob die Option "Make Item Flat-Rate" aktiviert ist. Deaktiviere die Flat Rate Funktion, indem du an derselben Stelle auf "Make Itemized" klickst. |
Wie behandle ich prozentuale Rabatte (z.B. auf Honorare) richtig? | Option A: Als Markup auf die entsprechenden Leistungen anlegen. Option B: Als separate Minus-Position anlegen. |
Wie erstelle ich eine neuere Angebotsversion? | Angebotsversion?Sobald du ein Angebot exportierst/erstellst, wird dieses automatisch als Version gespeichert. Du kannst jederzeit auf frühere Versionen zurückgreifen. |
Wie sehen wir Angebote von abwesenden Kollegen ein? | Ein OS/ Administrator oder Admin aller Projekte kann prüfen, bei welchen Projekten die Person als Projektleiter/Supervisor eingetragen war. Projektleiter und Supervisoren haben vollen Zugriff auf die Projekte und deren gespeicherte Angebote. |
Warum stehen für mein Angebot nur 0% Mehrwertsteuer zur Auswahl (z.B. fehlen 19%)? | Ein Administrator muss unter den Workspace-Einstellungen die erlaubten Steuersätze im Format |