In OS/ kannst du Projekten eine Projektart zuweisen. Diese Unterscheidung ist besonders für dein Agenturcontrolling, die Budgetüberwachung und deine Auswertungen wichtig.
Was ist ein Client Services Projekt?
Ein Client Services Projekt bezeichnet ein reguläres Kundenprojekt, bei dem eine direkte Gegenleistung und spätere Abrechnung stattfindet.
Fokus: Das Projekt wird im Auftrag eines bestehenden Kunden durchgeführt.
Abrechnung: Aufwände, Meilensteine oder Zeitbudgets werden dem Kunden über Ausgangsrechnungen in Rechnung gestellt.
Umsatzwirkung: Erträge fließen direkt in deinen gebuchten Umsatz und deine Projekterlöse ein.
Beispiele: Website-Relaunch für Kunde X, Monatliches Retainer-Budget, Filmproduktion im Kundenauftrag.
💡 Tipp: Nutze Client Services Projekte dann, wenn Verträge, Angebote oder freigegebene Budgets von deinen Kunden vorliegen / erstellt werden.
Was ist ein New Business Projekt?
Ein New Business Projekt bezeichnet Aufwände im Bereich Neugeschäft, Pitch-Vorbereitungen oder Akquise.
Fokus: Es dient der Neukundengewinnung oder dem Gewinnen von Pitch-Ausschreibungen.
Abrechnung: In der Regel werden hier keine Ausgangsrechnungen an Kunden gestellt.
Kosten & Controlling: Die erfassten Zeiten und Fremdkosten (z. B. externe Dienstleister oder Pitch-Materialien) fließen als Akquisekosten (Gemeinkosten) in dein Controlling ein. So behältst du im Blick, wie viel Investment in die Gewinnung neuer Kunden fließt.
Beispiele: Pitch-Präsentation für Neukunde Y, Konzeption einer Vertriebspräsentation.
⚠️ Hinweis: Sollte aus einem erfolgreichen Pitch ein fester Kundenauftrag entstehen, kannst du den Status des Projektes anpassen oder ein neues Client Services Projekt auf Basis deiner Pitch-Kalkulation anlegen.
Wo lege ich die Projektart fest?
Öffne dein gewünschtes Projekt in OS/.
Gehe in den Reiter Einstellungen (Basisdaten).
Unter Schritt 1: Projektart kannst du zwischen Client Business, New Business oder Internes Projekt wählen.
Deine Auswahl wird automatisch gespeichert.
Wann stelle ich ein New Business Projekt auf ein Client Services Projekt um?
Sobald ein Pitch oder eine Akquise erfolgreich war und die schriftliche Beauftragung des Kunden vorliegt, stellt sich im Agenturalltag die Frage: Soll das bestehende New Business Projekt auf Client Business umgestellt werden oder ist es besser, ein neues Projekt anzulegen?
In OS/ gibt es für diesen Übergang zwei Möglichkeiten – je nachdem, wie detailliert ihr eure Pitch-Kosten von der operativen Projektmarge trennen möchtet.
Option 1: NB-Projekt schließen & neues Kundenprojekt anlegen
Das ist der Best-Practice-Ansatz für ein sauberes Agenturcontrolling.
Vorgehen: Du schließt das New Business Projekt nach dem Gewinn ab und erstellst für die Durchführung der beauftragten Leistungen ein neues Projekt als Client Services.
Vorteil: Alle im Pitch angefallenen Zeiten und Fremdkosten bleiben auf dem Akquise-Projekt isoliert. Sie fließen sauber in eure Gemeinkosten ein. Das neue Kundenprojekt startet bei 0€ Ist-Kosten, wodurch die reale Marge der Abwicklung nicht durch die Pitch-Kosten verfälscht wird.
Empfohlen für:
Pitches, deren Kosten nicht weiterberechnet werden: Wenn die Vorleistungen reine Akquiseinvestitionen der Agentur waren und dem Kunden nicht in Rechnung gestellt werden können.
Umfangreiche Ausschreibungen & Pitches: Bei denen ihr im Controlling genau auswerten wollt, wie viel Geld/Zeit die Neukundengewinnung gekostet hat.
Projekte mit striktem Margen-Tracking: Wenn ihr die Marge der reinen Projektumsetzung unbeeinflusst von den Voraufwänden messen möchtet.
💡 Wichtig: Könnt ihr euch die Pitch-Aufwände bezahlen lassen? Dann solltet ihr diese Zeiten als Position in das neue Client Services Projekt übernehmen (oder Option 2 wählen), damit die Aufwände den dazugehörigen Erlösen gegenüberstehen.
Option 2: Das bestehende New Business Projekt umstellen
Vorgehen: Du gehst in die Einstellungen des bestehenden Projekts und änderst die Projektart direkt von New Business auf Client Services.
Vorteil: Schneller und unkomplizierter Weg. Die bisher erfassten Daten, Strukturierungspunkte und Teammitglieder bleiben eins zu eins erhalten. Ab dem Zeitpunkt der Umstellung zählen neu gebuchte Zeiten als abrechenbar (billable).
Nachteil: Die bereits angefallenen Pitch-Stunden fließen in die Gesamtkalkulation des Projekts ein und mindern von Anfang an die ausgewiesene Projektmarge.
Empfohlen für:
Pitches & Konzepte, die weiterberechnet werden: Wenn vereinbart wurde, dass der Kunde die bereits angefallenen Pitch-Aufwände bezahlt. So stehen die gebuchten Pitch-Stunden direkt den passenden Rechnungserträgen gegenüber.
Nahtlose Übergänge: Wenn die Pitch-Phase direkt in die Projektumsetzung übergeht und ihr keine zeitliche oder buchhalterische Zäsur benötigt.
Kleinere Akquisen: Bei denen der Aufwand für das Erstellen eines separaten zweiten Projekts unverhältnismäßig wäre.
Was ist der Unterschied zu den Geschäftsbereichen?
Obwohl sowohl Projektarten als auch Geschäftsbereiche zur Kategorisierung dienen, betrachten sie deine Agentur aus zwei völlig unterschiedlichen Blickwinkeln:
Kategorie | Was beschreibt es? | Typische Beispiele | Hauptzweck |
Projektart | WIE / zu welchem Zweck das Projekt durchgeführt wird (kommerziell vs. Akquise vs. intern). | • Client Business • New Business • Internes Projekt | Bestimmt, ob ein Projekt Umsatz bringt oder als Akquise- bzw. Internkosten (Gemeinkosten) verbucht wird. |
Geschäftsbereich | WAS / welche Abteilung die Leistung erbringt. |
| Teilt deine Agentur in Abteilungen auf, um die Leistung und Profitabilität einzelner Fachbereiche auszuwerten. |