Mit Geschäftsbereichen und Projektarten legst du fest, wo Kosten in deiner Buchhaltung landen und wie sie gebucht werden. OS/ übergibt jede Eingangsrechnung mit Kostenstelle, Kostenträger und dem passenden Sachkonto an DATEV Unternehmen online (DUO). Dein Steuerberater erhält vorkontierte Belege, und du siehst in DUO eine Kostenrechnung nach Bereichen und Projekten.
Geschäftsbereich und Projektart: der Unterschied
Beide Einstellungen beantworten unterschiedliche Fragen:
| Geschäftsbereich | Projektart |
Frage | In welchem Bereich deines Unternehmens entstehen die Kosten? | Um welche Art von Kosten handelt es sich? |
Beispiele | Administration, Event, Produktion, Digital, Kommunikation | Kundenprojekt, New Business, Intern |
Wirkung in der Buchhaltung | Kostenstelle (KOST1) | Direkte Kosten oder Gemeinkosten, und damit das Sachkonto |
Direkte Kosten lassen sich einem Kundenprojekt zuordnen, zum Beispiel die Rechnung eines Freelancers für eine Kampagne. Gemeinkosten entstehen für das Unternehmen als Ganzes, zum Beispiel Software-Lizenzen, Miete oder Weiterbildung. Sie laufen in OS/ über interne oder New Business Projekte.
Die drei Projektarten
Kundenprojekt (Client Services): Arbeit für Kunden, die abgerechnet wird. Kosten sind direkte Projektkosten.
New Business: Pitches und Akquise. Die Kosten sind eine Investition in neue Kunden und werden wie interne Kosten gebucht.
Intern: Verwaltung, interne Vorhaben, Overhead. Die Kosten sind Gemeinkosten.
Projektart im Geschäftsbereich festlegen
Für jeden Geschäftsbereich legst du fest, welche Projektart er abbildet. Legst du ein neues Projekt in diesem Geschäftsbereich an, schlägt OS/ die passende Projektart automatisch vor.
So richtest du es ein:
Öffne Workspace Settings › Geschäftsbereiche.
Wähle den Geschäftsbereich aus oder lege einen neuen an.
Wähle die Projektart: Kundenprojekte oder interne Projekte.
Speichere die Änderung.
Übergabe an DATEV Unternehmen online
OS/ übergibt Eingangsrechnungen mit zwei Kostenrechnungsmerkmalen an DUO:
DUO-Feld | Bedeutung | Wert aus OS/ |
KOST1 | Kostenstelle | Geschäftsbereich des Projekts |
KOST2 | Kostenträger | Kundenprojekt (Projekt ID) |
Damit wertest du in Datev aus, was ein Geschäftsbereich kostet (KOST1) und was ein einzelnes Kundenprojekt kostet (KOST2).
Bei internen Projekten und New-Business-Projekten wird ebenfalls eine KOST2 übergeben.
Einfluss der Projektart auf das Sachkonto
Für Lieferanten und Freelancer kannst du unter OS/ Contacts das entsprechende Sachkonto festlegen.
Projektart | Sachkonto |
Kundenprojekt | Projektaufwand |
New Business | Interner Aufwand |
Intern | Interner Aufwand |
Die Kontonummern hinterlegst du im Kontenrahmen unter OS/ Workspace Settings › Kontenrahmen (siehe Pre-Accounting (Vorbuchhaltung)). Stimme die Konten mit deinem Steuerberater ab.
Verteilst du eine Eingangsrechnung auf mehrere Projekte, erstellt OS/ automatisch eine Belegaufteilung für DATEV. Jeder Anteil erhält das Sachkonto und die Kostenstelle seines Projekts.
Häufige Fragen
Kann ein Projekt den Geschäftsbereich wechseln?
Nein, aufgrund der Projekt ID ist der Geschäftsbereich nach Projekterstellung festgeschrieben.
Warum laufen New-Business-Kosten auf internen Aufwand und nicht auf Projektaufwand?
Pitches und Akquise sind eine Investition in konkrete Kunden. Diese sind reine Gemeinkosten, da sie i.d.R. nicht an Kunden weiterberechnet werden können.
Brauche ich Geschäftsbereiche, wenn ich nur eine Firma habe?
Ja. Ohne Geschäftsbereich fehlt die Kostenstelle (KOST1) in DUO. Schon eine einfache Trennung in Kundengeschäft und Verwaltung macht deine Gemeinkosten sichtbar.